Управління витратами - це контроль фактичних або прогнозованих витрат, понесених бізнесом. Це найкраще застосовувати як формалізований процес, використовуючи деякі або всі наступні кроки:
- Збирати інформацію про поточні та прогнозовані витрати. Це, як правило, походить із головної книги фактичних витрат, але інформація також може бути зібрана за допомогою системи обліку витрат на основі діяльності або за допомогою менш офіційної методології збору. Прогнозовані витрати походять від порівняння з подібними проектами чи продуктами, або оцінок, заснованих на прогнозованих кошторисах.
- Перегляньте зібрану інформацію, щоб побачити, чи можна зменшити витрати або уникнути їх повністю. Це може включати поділ витрат на постійні, змінні та змішані витрати, огляд витрат за лінією тренду, аналіз впливу на вузькі місця та порівняння витрат із цінами компаній, що виконують тести.
- Повідомлення керівництву результатів аналізу з рекомендованими діями.
- Налаштування контролю, щоб забезпечити дотримання змін, накладених керівництвом, належним чином.
- Моніторинг будь-яких змін, накладених керівництвом в результаті цього аналізу, щоб побачити, як зміни внесли зміни до профілю витрат бізнесу.
Якщо бізнес намагається управляти витратами, пов’язаними з майбутніми видами діяльності (наприклад, проектуванням нового продукту або будівництвом нового приміщення штаб-квартири), то діяльність з управління витратами дещо інша. Можна виконувати будь-яку з наступних дій:
- Використання цільової калькуляції витрат для постійної оцінки витрат, оскільки функції додаються або віднімаються від проекту (як правило, нового продукту).
- Використовуючи оглядові етапи для порівняння спочатку передбачених понесених витрат із фактично понесеними витратами. Ці огляди іноді можуть призвести до прямої скасування проектів.
Управління витратами може також передбачати просту функцію моніторингу, коли немає необхідності негайно вносити зміни. У цьому випадку можна дотримуватися таких підходів до управління витратами:
- Використання дисперсійного аналізу для висвітлення будь-яких відмінностей між понесеними та передбаченими в бюджеті витратами.
- Використовуючи аналіз винятків, щоб виділити лише ті відхилення від бюджетних витрат, які перевищують певний поріг.
- Використовуючи аналіз тенденцій, щоб відмітити довгострокові зміни певних витрат.
Коротше кажучи, управління витратами - це широка тема, яка охоплює різноманітні заходи збору даних, аналізу, звітності та контролю. Кожній компанії, яка бажає залишатися прибутковою в довгостроковій перспективі, доведеться витратити значну частину свого часу на діяльність з управління витратами.
