Theметод безперервної інвентаризації передбачає постійне оновлення облікових записів суб’єкта господарювання з останніми продажами та покупками. Ці оновлення, як правило, включають доповнення та віднімання запасів для таких видів діяльності, як отримані предмети товарно-матеріальних цінностей, товари, що продаються зі складу, повернені товари та предмети, вибрані з запасів для використання у виробничому процесі. Цей метод є стандартною системою відстеження запасів, що використовується будь-якою організацією, яка забезпечує значні інвестиції в запаси, оскільки вона необхідна для управління запасами в режимі реального часу. Для успішного запуску системи безстрокової інвентаризації необхідно застосувати наступні практики:
Комп’ютерна база даних . За вічної системи, слід вести окремий запис, щоб відстежувати доповнення та видалення із запасів для кожного предмета запасу. Хоча це можливо зробити за допомогою ручної системи "картки", інвентаризація будь-якого розміру вимагає обробки потоку пов'язаних транзакцій з комп'ютерною базою даних.
Підрахунок циклу . Використовуйте підрахунок циклів, щоб постійно підраховувати невеликі ділянки інвентаризації та досліджувати знайдені відхилення. Це відмінна техніка для підтримки точності обліку запасів.
Кодування місця . Неможливо провести підрахунок циклів, якщо персонал складу не знає, де шукати, тому присвоюйте код місця розташування кожному товарно-матеріальному запасу, де він повинен зберігатися. Прийнятно мати кілька кодів місцезнаходження для одного предмета інвентаризації.
Обмежений доступ . Суттєво покращується точність обліку товарно-матеріальних цінностей, коли доступ до інвентарю, що відстежується, обмежений, наприклад, при огородженні та заблокованих воротах. В іншому випадку комусь занадто просто вийняти товари зі складу або перемістити товари в інше місце.
Основними операціями, що використовуються в рамках методу безстрокової інвентаризації, є:
Запишіть покупку . Це дебет рахунку запасів та кредит рахунку кредиторської заборгованості.
Запишіть продаж . Це дебет рахунку вартості проданих товарів та кредит рахунку запасів.
Записати хід . Немає запису головної книги для місцевого переміщення між місцями зберігання, хоча система управління складом повинна фіксувати зміну місця.
Запишіть коригування кількості . Це дебет вартості проданих товарів або рахунку усадки запасів та кредит на рахунок інвентаризації.
Метод безстрокової інвентаризації суттєво відрізняється від іншого методу, що використовується для відстеження запасів, який називається методом періодичної інвентаризації. Періодичний метод включає складання всіх покупок протягом звітного періоду, проведення підрахунку матеріальних запасів в кінці періоду, а потім використання наступного розрахунку для отримання вартості товарів, проданих за певний період:
Початкові запаси + Покупки - Кінцеві запаси = Вартість проданих товарів
Періодична система інвентаризації покладається на точний підрахунок запасів лише тоді, коли проводиться фізичний підрахунок. У будь-який інший час компанія, що використовує періодичну систему, не знає точної кількості одиниць, яку має в наявності, що робить її нижчою від методу безстрокової інвентаризації.
