У бізнесі, який не має точних записів запасів, необхідно періодично проводити повний підрахунок запасів (відомий як фізичний підрахунок). Зазвичай це робиться в кінці місяця, кварталу або року, щоб збігтися з кінцем звітного періоду. Як покаже наступна процедура, для точного підрахунку фізичних запасів потрібно докласти чимало зусиль, тому компанії, як правило, обмежують кількість підрахунків, що проводяться на рік. Етапи процесу:
Теги підрахунку замовлень . Замовте достатню кількість двоскладових міток для підрахунку для кількості запасів, яку передбачається врахувати. Ці теги мають бути послідовно пронумеровані, щоб їх можна було окремо відстежувати як частину процесу підрахунку.
Попередній перегляд інвентаризації . Перегляньте запас за кілька днів до запланованого підрахунку запасів. Якщо відсутні номери деталей, або якщо товари, здається, перебувають у стані, який буде важко підрахувати (наприклад, не упаковані в коробки або упаковані в коробки), повідомте працівникам складу про необхідні виправлення.
Попередній підрахунок інвентаризації . Пройдіть інвентаризацію за кілька днів до наперед і підрахуйте всі предмети, які можна помістити в герметичні контейнери. Запечатайте їх у контейнерах і позначте кількість на герметичній стрічці. Це значно полегшує завдання підрахунку під час фактичного підрахунку. Якщо пломба зламана, то команда підрахунку буде знати, що їм потрібно перерахувати вміст контейнера.
Повний введення даних . Якщо залишилися транзакції з введення даних, які потрібно завершити, зробіть це до того, як розпочнеться підрахунок фізичних запасів. Сюди входять операції з видачею зі складу, поверненням на склад та переказами між місцями для сміття на складі.
Повідомте за межами місць зберігання . Якщо у компанії є якісь зовнішні складські приміщення або сторонні місця, де зберігається товарно-матеріальний запас на консигнації, повідомте їх про те, що вони повинні підрахувати свої запаси на руках на офіційну дату підрахунку та передати цю інформацію керівнику складу.
Заморозити складські роботи . Зупиніть всі поставки зі складу, а також розділіть усі нещодавно отримані товари там, де вони не будуть враховані. В іншому випадку інвентаризаційні записи під час підрахунку запасів перебуватимуть у стані зміни, а тому не будуть повністю надійними.
Інструктуйте підрахунок команд . Об’єднайте команди з двох осіб, щоб підрахувати інвентар, і навчіть їх виконувати свої обов’язки. Ці обов'язки передбачають, що одна людина підраховує інвентар, тоді як інша людина заносить інформацію на мітку підрахунку. Одна копія мітки прикріплюється до інвентарю, тоді як команда зберігає іншу копію.
Видавати теги . Інвентаризатор видає блоки тегів підрахунку командам підрахунку. Кожна команда несе відповідальність за повернення певного числового діапазону тегів підрахунку, незалежно від того, використовуються теги чи ні. Зберігання контролю над усіма тегами підрахунку гарантує, що втрачені теги будуть негайно досліджені.
Призначте області підрахунку . Призначте певний діапазон бункерів для кожної команди підрахунку. Відзначте ці місця виділенням на карті складу. Інвентаризатор повинен вести основний список того, які площі складу були підраховані, і які команди були призначені для кожної області.
Графічний інвентар . Одна особа в кожній команді підраховує конкретний предмет у місці сміттєвого ящика, а потім інша людина позначає місце розташування смітника, опис предмета, номер деталі, кількість та одиницю виміру на мітці підрахунку. Команда прикріплює оригінальну копію мітки до предмету інвентаризації та зберігає копію.
Перевірте теги . Після завершення зони підрахунку кожна команда підрахунку повертається до інвентаризатора, який перевіряє, чи були повернуті всі мітки. Якщо є більше складських площ для підрахунку, призначте нову область командам підрахунку та видайте їм нові блоки тегів підрахунку за необхідності.
Введіть інформацію про теги . Введіть інформацію про мітки підрахунку у форму онлайн-введення даних. Після завершення введення даних роздрукуйте звіт, в якому відображатимуться всі введені номери тегів, відсортовані за номером тегів, і знайдіть будь-які прогалини в номерах. Дослідіть будь-які виявлені пробіли в нумерації. Це забезпечить включення у файл усіх виданих тегів підрахунку.
Дослідіть незвичні результати . Пересортуйте звіт про запаси кількома способами пошуку незвичної інформації та дослідіть запис тегу, пов’язаний із кожним.
Може бути корисним оцінити цю процедуру після кожного підрахунку, щоб побачити, чи слід змінювати процедуру, щоб компенсувати будь-які проблеми з підрахунком.
