Книга дебіторської заборгованості - це підліга, в якій реєструються всі продажі кредиту, здійснені бізнесом. Це корисно для виділення в одному місці запису всіх сум, виставлених рахункам клієнтам, а також усіх виданих їм кредитних виписок та (рідше) дебетових виписок, а також усіх платежів, здійснених ними за рахунок-фактурами. Кінцевий баланс книги дебіторської заборгованості дорівнює загальній сумі несплаченої дебіторської заборгованості.
Типова транзакція, укладена у книзі дебіторської заборгованості, реєструє дебіторську заборгованість, а потім пізніше - платіжна операція від клієнта, яка ліквідує дебіторську заборгованість. Якщо клієнт не сплачує повну суму рахунку-фактури, може бути записано кредитове повідомлення для усунення залишкового залишку.
Якщо ви мали б вести ручний облік книги дебіторської заборгованості, вона могла б містити значно більше інформації. Поля даних у підготовленій вручну книзі можуть містити таку інформацію для кожної транзакції:
Дата виставлення рахунка
Номер накладної
Ім'я клієнта
Ідентифікаційний код товару, що продається
Податок з продажів
Загальна сума рахунків
Прапор оплати (зазначається, оплачений чи ні)
Первинним документом, записаним у книзі дебіторської заборгованості, є рахунок клієнта. Крім того, якщо ви надаєте клієнту кредит за такі предмети, як повернені товари або предмети, пошкоджені під час транспортування, ви також записуєте кредитну відомість у книгу. Додаткова плата за клієнта може відображатися в дебетовій записці (або в окремому рахунку-фактурі).
Інформація в книзі дебіторської заборгованості періодично узагальнюється (десь від дня до місяця) та розміщується на рахунку в головній книзі, який відомий як контрольний рахунок. Контрольний рахунок обліку дебіторської заборгованості використовується, щоб уникнути захаращення головної книги величезною кількістю інформації, яка зазвичай зберігається в книзі дебіторської заборгованості. Відразу після проводки залишок на контрольному рахунку повинен відповідати залишку в книзі дебіторської заборгованості. Оскільки на контрольному рахунку не зберігаються докладні транзакції, тому, хто хоче дослідити рахунки-фактури клієнта та операції з кредитними виписками, доведеться перейти з контрольного рахунку до книги дебіторської заборгованості, щоб знайти їх.
Перш ніж закривати книги та формувати фінансову звітність на кінець звітного періоду, заповніть усі записи у книзі дебіторської заборгованості, закрийте книгу за цей період та оприбутуйте підсумки з книги дебіторської заборгованості до головної книги. Ці кроки виконуються автоматично в деяких програмних пакетах бухгалтерського обліку, коли користувач вказує, що період повинен бути закритий.
Подібні умови
Книга дебіторської заборгованості також відома як сублігер дебіторської заборгованості або субрахунок дебіторської заборгованості.
