Огляд циклу підрахунку
Підрахунок циклів передбачає підрахунок невеликої кількості запасів на складі щодня, з метою підрахування всієї запасу протягом певного періоду. Будь-які помилки, виявлені під час цих невеликих додаткових підрахунків, повинні призвести до коригування записів бухгалтерського обліку запасів. Також слід провести розслідування причин кожної виявленої помилки. Кінцевим результатом повинні бути детальні процедури та навчання, які дають дуже низький рівень помилок транзакцій та високий рівень точності обліку запасів.
Елементи, вибрані для підрахунку циклів, можуть бути визначені на основі багатьох критеріїв сортування, таких як найбільш використовувані або найвища вартість. Найбільш часто використовуваний метод - це просто почати з одного кута складу та пройти через різні проходи та смітники, щоб усі предмети підраховувались по черзі. Якщо використовується останній метод, може також знадобитися частіше перераховувати певні предмети, якщо вони є критичними для виробничого процесу.
Переваги підрахунку циклів
Займаючись підрахунком циклів, підприємство майже напевно відчує більш високий рівень точності обліку запасів, що призводить до вищої впевненості в отриманій оцінці запасів. Це, в свою чергу, може призвести до усунення підрахунків фізичних запасів, оскільки записи запасів вже настільки точні, що не потрібна періодична фізична перевірка. Якщо інвентар більше не потребує підрахунку в кінці кожного звітного періоду, результатом може бути пришвидшений процес закриття. Якщо зовнішні аудитори вважають, що можуть покластися на ці кадастрові записи, вони можуть зменшити масштаби своїх аудиторських процедур, що, у свою чергу, зменшує комісію за аудит, яку вони стягують з компанії. Крім того, більше не буде необхідності платити працівникам за надурочний час, щоб підрахувати запаси або закрити виробничу площу, поки проводяться фізичні підрахунки.
Процедура підрахунку циклів
Для успішної програми підрахунку циклів необхідні наступні кроки:
Повне введення даних про всі операції з інвентаризацією, тому база даних інвентаризації повністю оновлюється.
Роздрукуйте звіт про підрахунок циклів, в якому зазначено місця для сміття, які слід підрахувати, і призначте його працівникам складу.
Лічильники циклів порівнюють місця, описи та кількості, зазначені у звіті, з тим, що вони бачать на полиці. Вони також відстежують те, що вони бачать на полиці, до звіту, на випадок, якщо деякі елементи взагалі не були записані в базі даних.
Дослідіть усі знайдені відмінності та обговоріть їх із керівником складу та визначте, чи існує модель помилок, яка може вимагати подальших дій.
Якщо потрібні подальші дії, змініть процедури, тренінги, штатний розклад чи будь-що інше, щоб усунути помилку.
Налаштуйте базу даних інвентаризації, щоб видалити помилку, виявлену лічильником циклів.
Регулярно перевіряйте запаси та обчислюйте відсоток точності запасів. Опублікуйте результати у громадському місці та виплачуйте бонуси працівникам складу, якщо вони досягнуть заздалегідь визначених цілей точності рекордів.
Очевидно, що необхідний високий рівень прихильності до програми підрахунку циклів, щоб забезпечити постійне дотримання цих кроків.
Проблеми підрахунку циклів
Якщо записи інвентаризації спочатку не оновлюються з усіма несплаченими операціями з інвентаризацією, можливо, лічильник циклів виявить помилку та виправить її. Якщо фактичну транзакцію потім ввести поверх коригування лічильника циклів, результатом цілком може бути більш неточний запис інвентаризації, ніж це було спочатку. Ця проблема особливо поширена, коли один і той же товарний запас зберігається в кількох місцях, тому може виникнути плутанина щодо того, який запис про місцезнаходження слід скоригувати для інвентаризаційної операції.
