Управління за винятком - це практика вивчення фінансових та операційних результатів бізнесу, і доведення питань до відома керівництва лише в тому випадку, якщо результати представляють суттєві відмінності від запланованої або передбачуваної суми. Наприклад, від контролера компанії може вимагатися повідомити керівництво про ті витрати, які перевищують очікувані на 10 000 доларів США або на 20%.
Метою концепції управління за винятком є лише заважати керівництву лише найважливішими відхиленнями від запланованого напрямку чи результатів бізнесу. Мабуть, менеджери витрачатимуть більше часу на вивчення та виправлення цих більших відхилень. Концепція може бути точно відрегульована, так що на менші відхилення звертають увагу менеджерів нижчого рівня, тоді як про значні розбіжності повідомляється безпосередньо вищому керівництву.
Переваги управління за винятком
Існує кілька вагомих причин використання цієї техніки. Вони є:
Це зменшує обсяг фінансових та операційних результатів, які повинен переглянути керівництво, що є більш ефективним використанням їх часу.
Створювач звітів, пов’язаний із системою бухгалтерського обліку, може бути встановлений для автоматичного друку звітів із зазначеними інтервалами, які містять заздалегідь визначені рівні винятків, що є малоінвазивним підходом до звітності.
Цей метод дозволяє працівникам дотримуватися власних підходів до досягнення результатів, передбачених бюджетом компанії. Керівництво втрутиться, лише якщо існують умови виключення.
Аудитори компанії будуть проводити запити щодо великих винятків як частина їх щорічної аудиторської діяльності, тому керівництво повинно дослідити ці питання до аудиту.
Недоліки управління за винятком
Є кілька питань щодо концепції управління за винятками, а саме:
Ця концепція базується на існуванні бюджету, з яким порівнюються фактичні результати. Якщо бюджет не був сформульований належним чином, може бути велика кількість розбіжностей, багато з яких не мають значення і які даремно витратять час на розслідування.
Концепція вимагає використання фінансових аналітиків, які готують дисперсійні резюме та представляють цю інформацію керівництву. Таким чином, для належного функціонування концепції потрібен додатковий рівень корпоративних накладних витрат. Крім того, некомпетентний аналітик може не визнати потенційно серйозну проблему і не доводити її до відома керівництва.
Ця концепція базується на командно-адміністративній системі, де умови контролюються, а рішення приймає центральна група вищих керівників. Натомість ви можете мати децентралізовану організаційну структуру, де місцеві менеджери можуть щодня контролювати стан, і тому їм не потрібна система звітування про винятки.
Концепція передбачає, що лише менеджери можуть виправляти відхилення. Якби бізнес був натомість структурований таким чином, щоб співробітники передової лінії могли впоратися з більшістю розбіжностей, як тільки вони виникають, було б мало потреби в управлінні за винятком.
