Система авансових платежів - це система обліку виплат та подальшого поповнення дрібних грошових коштів. Дрібні готівкові кошти - це невеликий запас готівки, який зберігається на місці у місцезнаходженні підприємства для випадкових потреб у готівці. Система авансових коштів розроблена для забезпечення елементарного ручного методу відстеження залишків дрібних грошових коштів та способу використання готівки. Основними особливостями системи авансового платежу є:
Фіксована сума готівки розподіляється до фонду дрібних готівкових коштів, який зазначається на окремому рахунку в головній книзі.
Всі розподіли грошових коштів з фонду дрібних готівкових коштів задокументовані квитанціями.
Квитанції про виплату дрібної готівки використовуються як основа для періодичного поповнення фонду дрібної готівки.
Різниці між очікуваним та фактичним залишками коштів регулярно переглядаються та досліджуються.
По суті, витрати визнаються, коли нові кошти готівки поповнюються у фонді дрібних готівкових коштів з чекового рахунку компанії. Коли готівка виплачується з чекового рахунку, запис являє собою дебетування різних витрат, за які надходження грошових коштів здійснюється дрібним зберігачем готівки, та зарахування на касовий рахунок.
Якщо сума готівки, призначена до фонду грошових коштів, не змінюється навмисно, немає жодної причини, чому коли-небудь слід робити ще один рахунок на рахунку, що використовується для документування залишку дрібних готівкових коштів, оскільки всі поповнення дрібних готівкових коштів надходять з розрахункового рахунку компанії.
Головною особливістю цієї системи є необхідність документування всіх витрат. Це прекрасний спосіб підтримувати високий рівень контролю за виплатою готівки.
Популярність системи авансових платежів знижується, оскільки багато підприємств воліють використовувати кредитні картки компаній для випадкових покупок або вимагають від працівників оплати готівкою, а потім подають заявку на відшкодування через систему відшкодування корпоративних витрат. Крім того, система авансового платежу може спричинити витік готівки з бізнесу, або через викрадення готівки, або через те, що зберігач дрібних грошових коштів не виконує належну роботу з реєстрації виплат.
