Відхилення у витратах - це різниця між фактично понесеними витратами та запланованою або запланованою величиною витрат, які мали б бути понесені. Розбіжності у витратах найчастіше відстежуються за статтями витрат, але їх також можна відстежувати на рівні роботи або проекту, за умови, що існує бюджет або стандарт, на основі яких це можна розрахувати. Ці відхилення становлять стандартну частину багатьох систем управлінської звітності. Деякі відхилення у витратах оформляються стандартними розрахунками. Нижче наведено приклади відхилень, пов’язаних із конкретними видами витрат:
Пряме відхилення ціни на матеріал
Виправлена дисперсія накладних витрат
Дисперсія норми праці
Відхилення ціни покупки
Змінна дисперсія накладних витрат
Існує несприятлива дисперсія, коли фактичні понесені витрати перевищують передбачену в бюджеті суму. Існує сприятлива різниця, коли фактичні понесені витрати нижчі, ніж передбачена в бюджеті сума. Чи буде відхилення позитивним чи негативним, частково зумовлено уважністю, з якою було складено початковий бюджет. Якщо немає розумних підстав для бюджетних витрат, то отримана дисперсія може бути неактуальною з точки зору управління.
Відхилення у витратах, як правило, відстежується, досліджується та звітується бухгалтером витрат. Ця особа визначає причину, чому сталася дисперсія, і повідомляє результати керівництву, можливо, разом із рекомендацією щодо зміни операцій, щоб зменшити величину дисперсії (якщо вона буде несприятливою) у майбутньому.
Не завжди корисно поховати керівництво з аналізом усіх можливих відмінностей у вартості. Натомість бухгалтер витрат повинен визначити, які відхилення є достатньо великими, щоб бути вартими їхньої уваги, або якщо потрібно вжити певних заходів для покращення ситуації. Таким чином, звіт про відхилення витрат повинен містити лише кілька пунктів щомісяця, бажано із рекомендованими діями.
Не всі несприятливі розбіжності погані. Витрачаючи більше грошей в одній галузі, це може створити сприятливі відмінності в іншому місці. Наприклад, може знадобитися витратити вдвічі більше на профілактичне обслуговування, щоб уникнути набагато більших загальних витрат, пов'язаних із частішою заміною основних фондів. Таким чином, іноді краще переглядати відмінності у витратах на рівні цілого відділу, установи чи товарної лінійки, а не на більш детальному рівні. Цей вищий рівень аналізу дає менеджерам можливість розподіляти кошти таким чином, щоб покращити загальний прибуток.
