Помилки запасів можуть призвести до неправильного кінцевого залишку запасів, що в свою чергу впливає на вартість проданих товарів та прибуток. З огляду на серйозний вплив помилок запасів на фінансову звітність, слід пам’ятати про типи помилок, які можуть виникати в системі запасів. Ось деякі найпоширеніші помилки, про які слід пам’ятати:
Неправильний підрахунок одиниць . Мабуть, найбільш очевидна помилка - це коли фізичний підрахунок запасів є неправильним, що призводить до надмірно великої або низької кількості запасів, яка потім перетворюється на похибку оцінки при множенні її на одиничну вартість.
Неправильна одиниця виміру . Це коли ви підраховуєте певну кількість і вводите її в бухгалтерські записи, але призначена одиниця виміру у головному файлі товару для цього елемента відрізняється від тієї, яку ви припустили. Таким чином, ви можете рахувати в окремих одиницях величин, але одиницею виміру в комп'ютері встановлено десятки, тому ваша кількість тепер неправильна в дванадцять разів. Інші варіації - використання дюймів замість сантиметрів або унцій замість фунтів.
Неправильна стандартна вартість . У стандартній системі калькуляції ви зберігаєте стандартну вартість товару у головному файлі товару. Якщо ніхто не скоригує цю кількість відповідно до фактичних витрат, то запас буде оцінюватися за вартістю, яка не відповідає фактичним витратам.
Неправильне нашарування запасів . Якщо ви використовуєте систему розподілу витрат запасів, таку як FIFO або LIFO, система повинна призначити вартість елементу на основі рівня запасів, в якому він знаходиться. Тут можливі системні помилки. Якщо ви робите це вручну, то ви можете припустити велику частку помилок оператора.
Неправильний номер деталі . Ви можете припустити, що щось, що ви підраховуєте, має певний номер деталі, і присвоїть інвентарний рахунок цьому номеру деталі в комп'ютерній системі. Але що, якщо він справді має інший номер деталі? Тоді ви просто зробили подвійну помилку, наклавши правильний підрахунок на неправильну деталь і не присвоївши жодного підрахунку правильному номеру деталі.
Помилка регулювання підрахунку циклів . Лічильник циклів може виявити помилку в підрахунку запасів та внести коригування в бухгалтерські записи для її виправлення. Це проблема, якщо вже є запис, який ще не опублікований в системі, який би вже виправив "помилку". Ця затримка транзакції може спричинити серйозні проблеми, коли діє активна система підрахунку циклів.
Інвентар, що належить замовнику . Клієнти можуть мати частину свого інвентарю у вашому місцезнаходженні, тому ви можете помилково порахувати його, ніби це ваш власний інвентар.
Товарно-матеріальний запас . Можливо, у вас є запас вантажу у роздрібних магазинах, і ви забудете його підрахувати.
Неправильне відсікання . Інвентар може надійти до приймального причалу під час фізичного підрахунку, тому ви включаєте його до підрахунку. Проблема полягає в тому, що відповідний рахунок-фактура постачальника ще не надійшов до бухгалтерії, тому ви щойно записали товарно-матеріальні запаси, витрати на які відсутні.
Перенесення дисбалансу . Система запасів може бути створена так, щоб вимагати від вас зменшення кількості запасів в одному відділі та окремо збільшення кількості запасів в іншому відділі, коли ви передаєте запаси всередину компанії. Якщо ви робите одне, але не інше, то або у вас один і той же товарний запас повідомляється одночасно у двох місцях, або він взагалі ніде не знаходиться.
Неправильне полегшення брухту від зворотного промивання . Зворотна промивка - це місце, де ви зменшуєте залишки в обліку запасів на основі кількості одиниць виробленої готової продукції. Він базується на припущенні, що стандартні кількості компонентів, зазначені у технічному документі, є правильними; однак, якщо брухт та псування різняться, то неправильні одиниці величини будуть вилучені з обліку запасів. Вам потрібна відмінна система звітування про брухт, щоб пом’якшити цю проблему.
Якщо помилка запасів призвела до збільшення зареєстрованої суми кінцевих запасів, це означає, що вартість проданих товарів занижена, так що прибуток завищений. І навпаки, якщо помилка запасів призвела до зменшення зафіксованої суми кінцевих запасів, це означає, що вартість проданих товарів завищена, так що прибуток занижений.
