Огляд бюджетування з нульовою базою
Бюджет з нульовою базою вимагає від керівників обґрунтування всіх своїх видатків, передбачених бюджетом. Це протиставляється більш розповсюдженому підходу, який вимагає лише обґрунтування поступових змін до бюджету або фактичних результатів за попередній рік. Таким чином, теоретично передбачається, що менеджер має базову лінію витрат нульову (звідси і назва методу бюджетування), незалежно від того, яким був фактичний бюджет у попередньому році.
Насправді передбачається, що керівник має мінімальний обсяг фінансування основних відомчих операцій, вище якого повинно бути обґрунтоване додаткове фінансування. Метою процесу є постійне переорієнтування фінансування на ключові бізнес-цілі та припинення або зменшення масштабів будь-якої діяльності, яка більше не пов'язана з цими цілями.
Основним потоком процесу за бюджету з нульовою базою є:
Визначте цілі бізнесу
Створити та оцінити альтернативні методи для досягнення кожної мети
Оцініть альтернативні рівні фінансування залежно від запланованих рівнів результативності
Встановіть пріоритети
Концепція розподілу витрат по шарах також може бути використана в зворотному порядку, де ви окреслюєте конкретні витрати та капітальні вкладення, які будуть понесені, якщо ви додасте додаткову послугу або функцію. Таким чином, керівництво може дискретно визначати точне поєднання додаткових витрат та послуг для свого бізнесу. Цей процес, як правило, призводить до принаймні мінімального рівня обслуговування, який встановлює базову лінію витрат, нижче якої бізнес неможливий, разом із різними градаціями обслуговування, що перевищують мінімальний.
Переваги нульового базового бюджетування
Існує ряд переваг бюджетування з нульовою базою, які включають:
Аналіз альтернатив . Бюджетування з нульовою базою вимагає, щоб керівники визначили альтернативні способи виконання кожної діяльності (наприклад, утримання її в компанії або передачу її на аутсорсинг), а також наслідки різних рівнів витрат. Примушуючи розробляти ці альтернативи, процес змушує менеджерів розглянути інші способи ведення бізнесу.
Бюджетна інфляція . Оскільки менеджери повинні прив'язувати видатки до діяльності, стає менш імовірним, що вони можуть штучно надути свій бюджет - зміни занадто легко помітити.
Спілкування . Бюджет з нульовою базою повинен викликати значну дискусію серед керівної групи щодо корпоративної місії та способу її досягнення.
Виключіть не ключові дії . Огляд бюджету з нульовою базою змушує керівників вирішувати, які види діяльності є найбільш важливими для компанії. Роблячи це, вони можуть націлити не ключові види діяльності на ліквідацію або аутсорсинг.
Фокус місії . Оскільки концепція бюджетування з нульовою базою вимагає від менеджерів пов'язувати витрати з діяльністю, вони змушені визначати різні місії своїх департаментів - які в іншому випадку можуть бути недостатньо визначеними.
Ідентифікація надмірності . Огляд може виявити, що однакові заходи проводяться у кількох підрозділах, що призводить до усунення діяльності за межами району, де керівництво хоче, щоб воно було зосереджене.
Обов’язковий огляд . Регулярне використання бюджетування з нульовою базою збільшує ймовірність періодичного вивчення всіх аспектів діяльності компанії.
Розподіл ресурсів . Якщо процес ведеться з урахуванням загальної корпоративної місії та цілей, організація повинна закінчити з чітким націлюванням коштів у тих сферах, де вони найбільш потрібні.
Коротше кажучи, багато переваг бюджетування з нульовою базою зосереджуються на сильному, інтроспективному погляді на місію бізнесу та на те, як саме бізнес розподіляє свої ресурси для досягнення цієї місії.
Недоліки бюджетування з нульовою базою
Основним недоліком бюджетування з нульовою базою є надзвичайно високий рівень зусиль, необхідних для розслідування та документування діяльності відділу; це складне завдання навіть раз на рік, що змушує деякі організації використовувати процедуру лише раз на кілька років або коли в організації відбуваються суттєві зміни. Інша альтернатива - вимагати використання бюджету з нульовою базою на постійній основі через різні частини компанії протягом декількох років, щоб керівництво могло мати справу з меншою кількістю таких оглядів на рік. Іншими недоліками є:
Бюрократія . Створення бюджету з нульовою базою з нуля на постійній основі вимагає величезної кількості аналізів, нарад та звітів, що вимагає додаткового персоналу для управління процесом.
Ігрове майстерність . Деякі менеджери можуть намагатися перекосити свої звіти про бюджет, щоб сконцентрувати видатки на найбільш важливих видах діяльності, тим самим гарантуючи, що їх бюджети не будуть зменшені.
Нематеріальні обґрунтування . Буде важко визначити або обгрунтувати рівні витрат у сферах бізнесу, які не дають “конкретних”, відчутних результатів. Наприклад, яка правильна сума маркетингових витрат і скільки слід вкласти в науково-дослідні та дослідницькі роботи?
Управлінський час . Операційний огляд, передбачений бюджетом з нульовою базою, вимагає значної кількості управлінського часу.
Навчання . Менеджери потребують значної підготовки в процесі бюджетування з нульовою базою, що ще більше збільшує час, необхідний щороку.
Швидкість оновлення . Додаткові зусилля, необхідні для створення бюджету з нульовою базою, роблять ще менш імовірним, що управлінська команда буде постійно переглядати бюджет, щоб зробити його більш відповідним до конкурентної ситуації.
