Облік фонду оплати праці включає всі аспекти розрахунку та виплати компенсацій працівникам, включаючи сплату утримань третім особам. Результатом цього процесу є документальне оформлення витрат, пов’язаних з усіма видами компенсацій, а також своєчасні виплати працівникам. Хоча деякі системи, що включають більшу чи меншу автоматизацію, можуть не включати всі ці етапи, для більшості систем нарахування заробітної плати застосовуватиметься наступний процес:
Налаштуйте нових співробітників . Нехай нові співробітники заповнюють інформацію про заробітну плату як частину процесу найму, наприклад форму W-4 та форми медичного страхування, які можуть вимагати відрахувань із заробітної плати. Відкладіть копії цієї інформації, щоб включити її до наступного фонду оплати праці.
Збирайте інформацію про часові картки . Зарплатні працівники не вимагають зміни заробітної плати, виплачуваної за кожен фонд оплати праці, але ви повинні збирати та узагальнювати інформацію про години роботи необорочених працівників. Це може передбачати те, що співробітники сканують значок через комп’ютеризований годинник.
Перевірте інформацію про часові картки . Підсумуйте щойно зібрану інформацію про заробітну плату та попросіть керівників перевірити, чи правильно працівники записали свій час.
Підсумуйте належну заробітну плату . Помножте кількість відпрацьованих годин на ставку заробітної плати для кожного працівника, враховуючи також будь-які диференціали понаднормових робіт або змін.
Введіть зміни співробітників . Працівники можуть попросити внести зміни до своїх зарплат, як правило, до утриманих податків або сум пенсій. Можливо, вам доведеться записати більшу частину цього перед розрахунком податків, оскільки це впливає на розмір заробітної плати, до якої застосовуються податки.
Розрахувати податки . Використовуйте податкові таблиці IRS для визначення суми податків, що утримуються з валової заробітної плати працівників.
Розрахувати відрахування заробітної плати . Існує ряд додаткових відрахувань, щоб забрати з чистих доходів працівників, включаючи відрахування на медичне страхування, страхування життя, запобіжні виплати та членські внески. Ви також повинні відстежувати суми цілей для цих відрахувань, щоб припинити відрахування, коли досягнуто підсумкових цілей.
Відрахувати платежі вручну . Якщо виплати працівникам здійснюються вручну, наприклад, аванси, тоді вирахуйте ці суми із залишку чистої заробітної плати.
Створіть реєстр заробітної плати . Узагальнюйте інформацію про заробітну плату та відрахування для кожного працівника у реєстрі заробітної плати, який потім можна підсумувати, щоб також створити запис у журналі для запису фонду оплати праці. Цей документ автоматично створюється всіма пакетами програм оплати праці.
Друк зарплат . Роздрукуйте оплату праці працівників, використовуючи інформацію в реєстрі заробітної плати. Зазвичай ви розбиваєте брутто заробітну плату, відрахування та чисту заробітну плату в рекомендації про грошові перекази, яка додається до чека.
Оплатити прямим депозитом . Повідомте свого обробника прямих депозитів про суму будь-яких прямих депозитних платежів та видайте працівникам поради щодо переказу коштів.
Видати зарплатні чеки . Попросіть майстра оплати праці видати зарплату працівникам, вимагаючи ідентифікації працівника, якщо є велика кількість працівників.
Депозит, утриманий з податків . Депонуйте всі утримані податки з заробітної плати та податки, відповідні роботодавцям, у банку, уповноваженому здійснювати ці операції.
Записи з оплати праці
Основний запис журналу обліку заробітної плати - це підсумковий запис, який складається з реєстру нарахувань заробітної плати і який реєструється або в журналі оплати праці, або в головній книзі. Цей запис, як правило, включає дебети за прямі витрати на оплату праці, зарплату та частину податку на заробітну плату компанії. Також буде надано кредити на ряд рахунків, кожен з яких детально описує відповідальність за податки з заробітної плати, які не були сплачені, а також за суму готівки, яку вже виплатили працівникам за їх чисту заробітну плату. Основний запис (за умови, що подальший розподіл дебетів не здійснюється за окремими відділами):
