Багато організацій готують бюджети, які використовують як метод порівняння при оцінці своїх фактичних результатів протягом наступного року. Процес підготовки бюджету повинен бути чітко регламентованим та слідувати встановленому графіку, щоб готовий бюджет був готовий до використання до початку наступного фінансового року. Ось основні кроки, яких слід дотримуватися при підготовці бюджету:
Оновити припущення щодо бюджету . Перегляньте припущення щодо ділового середовища компанії, які були використані як основа останнього бюджету, та за потреби оновіть.
Огляд вузьких місць . Визначте рівень потужності основного вузького місця, яке обмежує компанію від подальших продажів, та визначте, як це вплине на будь-яке додаткове зростання доходів компанії.
Доступне фінансування . Визначте найбільш вірогідний обсяг фінансування, який буде доступний протягом бюджетного періоду, що може обмежити плани зростання.
Крокові калькуляційні бали . Визначте, чи будуть понесені будь-які крокові витрати під час можливого ділової активності у майбутньому бюджетному періоді, та визначте суму цих витрат та на якому рівні діяльності вони будуть понесені.
Створити бюджетний пакет . Скопіюйте основні інструкції щодо складання бюджету з пакету інструкцій, що використовувався у попередньому році. Оновіть його, включивши фактичні витрати, понесені в поточному році на сьогоднішній день, а також щорічно складайте цю інформацію за весь поточний рік. Додайте коментар до пакету із зазначенням інформації про вартість, вузькі місця та очікувані обмеження фінансування на майбутній бюджетний рік.
Випуск бюджетного пакету . Видайте бюджетний пакет особисто, де це можливо, і відповідайте на будь-які запитання одержувачів. Також вкажіть термін виконання першого проекту бюджетного пакету.
Отримати прогноз доходу . Отримайте прогноз доходу від менеджера з продажу, підтвердьте його у генерального директора, а потім розподіліть його серед інших менеджерів відділу. Вони використовують інформацію про доходи як основу для розробки власних бюджетів.
Отримати бюджети відділів . Отримайте бюджети всіх департаментів, перевірте наявність помилок і порівняйте з обмеженнями, пов’язаними з вузьким місцем, фінансуванням та кроком. За необхідності відкоригуйте бюджети.
Отримати запити на капітальний бюджет . Перевірте всі запити на капітальний бюджет та перешліть їх вищій управлінській групі з коментарями та рекомендаціями.
Оновіть модель бюджету . Введіть всю бюджетну інформацію в головну модель бюджету.
Перегляньте бюджет . Зустрініться зі старшим керівництвом, щоб переглянути бюджет. Виділіть можливі проблеми з обмеженнями та будь-які обмеження, спричинені проблемами з фінансуванням. Зверніть увагу на всі зауваження, зроблені керівною командою, та перешліть цю інформацію назад до розпорядників бюджетних коштів із проханням змінити їх бюджет.
Обробляти ітерації бюджету . Відстежуйте невиконані запити на зміну бюджету та оновлюйте модель бюджету новими ітераціями по мірі надходження.
Видати бюджет . Створіть обмежену версію бюджету та розподіліть його серед усіх уповноважених одержувачів.
Завантажте бюджет . Завантажте інформацію про бюджет у фінансове програмне забезпечення, щоб ви могли формувати бюджет порівняно з фактичними звітами.
Кількість зазначених тут кроків може бути надмірною для меншого бізнесу, де в процесі бере участь, можливо, лише одна людина. Якщо так, кількість етапів може бути значно стиснута до такої міри, що попередній бюджет може бути підготовлений за день-два.
