Гнучкий огляд бюджету
Гнучкий бюджет пристосовується до змін фактичного рівня доходів. Фактичні доходи або інші заходи діяльності включаються до гнучкого бюджету після завершення звітного періоду, і він формує бюджет, який є специфічним для вхідних даних. Потім бюджет порівнюється з фактичними витратами для цілей контролю. Етапи, необхідні для побудови гнучкого бюджету, такі:
Визначте всі постійні витрати та розділіть їх у бюджетній моделі.
Визначте, якою мірою змінюються всі змінні витрати в міру зміни заходів діяльності.
Створіть модель бюджету, де фіксовані витрати “жорстко закодовані” у модель, а змінні витрати відображаються як відсоток від відповідних заходів діяльності або як вартість на одиницю міри діяльності.
Введіть фактичні показники діяльності в модель після завершення облікового періоду. Це оновлює змінні витрати в гнучкому бюджеті.
Введіть отриманий гнучкий бюджет на завершений період в систему бухгалтерського обліку для порівняння з фактичними витратами.
Цей підхід відрізняється від більш поширеного статичного бюджету, який не містить нічого, крім фіксованих сум, які не змінюються залежно від фактичного рівня доходів. Бюджет порівняно з фактичними звітами за гнучким бюджетом, як правило, дає відхилення, які є набагато більш актуальними, ніж ті, що формуються за статичним бюджетом, оскільки як передбачені бюджетом, так і фактичні витрати базуються на одній і тій же мірі діяльності. Це означає, що розбіжності, швидше за все, будуть меншими, ніж при статичному бюджеті, і також будуть дуже ефективними.
Можна створити гнучкий бюджет, який варіюється від рівня витонченості. Ось кілька варіацій концепції:
Основний гнучкий бюджет . Найпростіше, гнучкий бюджет змінює ті витрати, які безпосередньо змінюються залежно від доходів. Зазвичай в модель вбудовується відсоток, який множиться на фактичні доходи, щоб отримати, які витрати повинні бути на заявленому рівні доходу. У разі вартості проданих товарів може бути використана вартість за одиницю, а не відсоток від продажу.
Проміжний гнучкий бюджет . Деякі витрати залежать від інших показників діяльності, крім доходу. Наприклад, телефонні витрати можуть змінюватися залежно від зміни чисельності персоналу. Якщо так, можна інтегрувати ці інші заходи діяльності у гнучку модель бюджету.
Розширений гнучкий бюджет . Витрати можуть змінюватися лише в межах певного діапазону доходів або інших видів діяльності; поза цими діапазонами може застосовуватися інша частка витрат. Складний гнучкий бюджет змінить пропорції цих витрат, якщо вимірювання, на яких вони базуються, перевищують цільові діапазони.
Коротше кажучи, гнучкий бюджет дає компанії інструмент для порівняння фактичної та запланованої в бюджеті ефективності на багатьох рівнях діяльності.
Переваги гнучкого бюджетування
Гнучкий бюджет - це привабливе поняття. Ось декілька переваг:
Використання в середовищі зі змінною вартістю . Гнучкий бюджет особливо корисний на підприємствах, де витрати тісно узгоджуються з рівнем ділової активності, наприклад, у роздрібному середовищі, де накладні витрати можуть бути розділені та розглянуті як фіксовані витрати, тоді як вартість товарів безпосередньо пов’язана з доходами.
Вимірювання продуктивності . Оскільки гнучкий бюджет реструктуризується сам на основі рівнів діяльності, це хороший інструмент для оцінки результатів діяльності менеджерів - бюджет повинен тісно відповідати очікуванням на будь-якій кількості рівнів діяльності.
Ефективність бюджетування . Гнучке бюджетування може бути використано для легшого оновлення бюджету, для якого показники доходів або інших видів діяльності ще не визначені. Згідно з цим підходом менеджери погоджуються на всі постійні витрати, а також на змінні витрати як частку доходів або інших заходів діяльності. Потім персонал бюджету заповнює решту бюджету, який протікає через формули в гнучкому бюджеті і автоматично змінює рівень витрат.
Ці пункти роблять гнучкий бюджет привабливою моделлю для досвідченого бюджетного користувача. Однак, перш ніж прийняти рішення про перехід на гнучкий бюджет, розгляньте наступні компенсаційні проблеми.
Недоліки гнучкого бюджетування
Спочатку гнучкий бюджет є чудовим способом вирішити багато труднощів, властивих статичному бюджету. Однак з цим є також низка серйозних проблем, які ми розглядаємо в наступних пунктах:
Формулювання . Незважаючи на те, що гнучкий бюджет є хорошим інструментом, формулювання та адміністрування може бути важким. Однією з проблем його формулювання є те, що багато витрат не є повністю змінними, натомість вони мають компонент фіксованих витрат, який необхідно розрахувати та включити до формули бюджету. Крім того, на розробку формул витрат можна витратити багато часу, що є більшим часом, ніж типовий персонал з питань бюджетування, який має в розпалі бюджетного процесу.
Затримка закриття . Гнучкий бюджет не можна попередньо завантажити в бухгалтерське програмне забезпечення для порівняння з фінансовою звітністю. Натомість бухгалтер повинен почекати, поки не завершиться фінансовий звітний період, а потім внести дохід та інші заходи діяльності в бюджетну модель, витягти результати з моделі та завантажити їх в програмне забезпечення бухгалтерського обліку. Тільки тоді можна скласти фінансову звітність, яка містить бюджет проти фактичної інформації, що затримує видачу фінансової звітності.
Порівняння доходів . У гнучкому бюджеті неможливо порівняти передбачені із бюджетом фактичні доходи, оскільки ці цифри однакові. Модель розроблена для узгодження фактичних витрат із очікуваними, а не для порівняння рівнів доходів. Немає можливості виділити, чи фактичні доходи перевищують чи менше очікуваних.
Застосовність . Деякі компанії мають так мало змінних витрат будь-якого виду, що немає сенсу будувати гнучкий бюджет. Натомість вони мають величезну кількість фіксованих накладних витрат, які не змінюються у відповідь на будь-який вид діяльності. Наприклад, розглянемо веб-магазин, який завантажує програмне забезпечення для своїх клієнтів; для утримання магазину потрібна певна сума витрат, і, по суті, немає вартості проданих товарів, крім комісій за кредитними картками. У цій ситуації немає сенсу будувати гнучкий бюджет, оскільки він не буде відрізнятися від статичного бюджету.
Коротше кажучи, гнучкий бюджет вимагає додаткового часу для побудови, затримує випуск фінансової звітності, не вимірює відхилення доходів і може не застосовуватися за певними бюджетними моделями. Це серйозні проблеми, які, як правило, обмежують його використання.
