Контроль за дебіторською заборгованістю справді починається з первинного створення рахунку-фактури клієнта, оскільки під час створення дебіторської заборгованості ви повинні звести до мінімуму кілька питань, перш ніж ви зможете мати повний набір засобів контролю за цим ключовим активом. Потім засоби контролю охоплюють належне ведення дебіторської заборгованості та їх усунення за допомогою платежів від клієнтів або створення кредитних виписок. Основними елементами управління, які слід врахувати, є:
- Потрібне схвалення кредиту перед відправкою . У вас будуть проблеми зі стягненням дебіторської заборгованості, якщо замовлення буде надіслано клієнту з поганим кредитним рейтингом. Тому вимагайте підписаного схвалення кредитного відділу щодо всіх замовлень на продаж на певну доларову суму.
- Перевірте умови контракту . Якщо існують незвичні умови оплати, перевірте їх, перш ніж створювати рахунок-фактуру. В іншому випадку дебіторська заборгованість буде містити рахунки-фактури, які клієнти відмовляються платити.
- Коректура рахунків-фактур . Якщо рахунок-фактура на велику суму містить помилку, клієнт може затримати платіж, поки ви не надішлете переглянутий рахунок. Подумайте про необхідність коректури більших рахунків-фактур, щоб пом’якшити цю проблему.
- Авторизуйте кредитні записки . Люди, які мають доступ до вхідних платежів клієнтів, можуть перехопити вхідну готівку, а потім створити кредитну відомість, щоб покрити їхні сліди. Одним із кроків у запобіганні цій проблемі є вимагання офіційного схвалення менеджера щодо кредитних виписок, які згодом перевіряються співробітниками внутрішнього аудиту. Не доводите цей контроль до крайнощів і вимагайте схвалення для надзвичайно малих кредитних виписок - дозвольте бухгалтеру створювати невеликі без затвердження, лише для того, щоб очистити невеликі залишки на рахунках.
- Обмежте доступ до програмного забезпечення для виставлення рахунків . Як щойно зазначалося, хтось міг перехопити вхідні платежі від клієнтів і приховати крадіжку за допомогою кредитної виписки. Ви повинні захистити паролем доступ до програмного забезпечення для виставлення рахунків, щоб запобігти незаконному формуванню кредитних виписок.
- Розділені обов'язки . Як щойно зазначалося, ніхто не повинен мати змоги обробляти вхідні платежі клієнтів і створювати кредитні виписки, інакше вони зможуть взяти гроші і покрити свої сліди кредитними виписками. Тому доручайте ці завдання різним людям.
- Перегляд записів журналу дебіторської заборгованості . Операції з дебіторською заборгованістю майже завжди проходять через журнал продажів в бухгалтерському програмному забезпеченні, яке генерує власні бухгалтерські проводки. Тому майже ніколи не повинно бути ручного запису в журналі на рахунку дебіторської заборгованості. Вам слід уважно вивчити ці записи.
- Аудит пакетів рахунків-фактур . Після того, як рахунки-фактури будуть заповнені, у файлі повинен бути пакет, який містить замовлення на продаж, авторизацію кредиту, коносамент та копію рахунку-фактури. Співробітники внутрішнього аудиту повинні переглянути вибірку цих пакетів, щоб переконатися, що службовець з питань виставлення рахунків належним чином переглянув усі супровідні документи та правильно склав рахунок-фактуру.
- Зіставити рахунки з журналом доставки . Можливо, товари будуть відправлені без відповідного рахунку-фактури, або навпаки. Щоб виявити ці ситуації, нехай співробітники внутрішнього аудиту порівнюють рахунки з журналом відправлення та досліджують будь-які відмінності.
- Аудит заявки на надходження грошових коштів . Співробітники бухгалтерії можуть неправильно застосовувати квитанції про готівку для відкриття рахунків-фактур, можливо, навіть не застосовуючи їх до рахунків правильних клієнтів. Нехай співробітники внутрішнього аудиту періодично відстежують відбір грошових надходжень до рахунків-фактур клієнтів, щоб перевірити правильність подання готівки.
Ці статті становлять основний контроль за дебіторською заборгованістю. Компанії зі спеціалізованою системою дебіторської заборгованості може знадобитися запровадити додаткові засоби контролю, або, можливо, не знадобляться деякі з перелічених тут пунктів.
