Інвентаризація - це підрахунок наявного запасу. Це означає ідентифікувати кожен предмет, що перебуває під рукою, підрахувати його та підсумувати ці кількості за елементами. Також може бути етап перевірки, коли результати підрахунку порівнюються з підрахунками одиниць запасів у комп’ютерній системі компанії. Інвентаризація є загальною вимогою періодичної системи інвентаризації, а також може вимагатися як частина щорічного аудиту компанії. Коротше кажучи, підсумок підсумків дає підсумковий документ, який містить перелік наявних кількостей для кожного предмета інвентаризації на конкретний момент часу. Процедурні кроки, необхідні для цього, такі:
Виберіть та навчіть підраховувальні групи щодо того, як проводити підрахунок та заповнювати відповідні документи.
Встановіть граничний час, після якого на складі забороняється подальша інвентаризація в зоні прийому, а товари не відправляються. Корисно, якщо в день підрахунку не проводиться виробництво, отримання або доставка.
Призначте зони відповідальності підрахунку на складі кожній команді підрахунку.
Розподіліть попередньо пронумеровану послідовність тегів підрахунку кожній команді та увійдіть до розподілених діапазонів чисел.
У кожній команді підрахунку одна особа визначає та підраховує запаси, тоді як інша особа заповнює тег підрахунку. Оригінальний тег приклеюється до інвентаризації, і команда зберігає резервну копію.
Коли кожна команда закінчує підрахунок, вони включають теги підрахунку. Адміністратор тегів підрахунку перевіряє, чи відсутні будь-які теги, для чого може знадобитися додатковий пошук для пошуку тегів. Зазвичай вони все ще прикріплені до ярликів, які були приклеєні до інвентарю.
Клієнт тегу count підсумовує теги count в електронну таблицю, яка використовується для створення підсумкових підсумків для кожного елемента запасу. Альтернативою є введення інформації в базу даних, що дозволяє краще збирати підсумкові підсумки.
Бухгалтер витрат порівнює отриману інформацію із залишками одиниць, що зберігаються в системі постійних запасів компанії (припускаючи, що вона є). Якщо великі відхилення від існуючої бази даних, команда підрахунку повертається на склад, щоб перевірити початкові підрахунки.
Це дуже трудомісткий процес, що може зажадати значного простою на складі, тому компанії, як правило, намагаються уникати складання запасів якомога більше.
Більш частою формою підрахунку називається підрахунок циклів, який завершується щодня. Якщо компанія використовує підрахунок циклів, персонал складу підраховує запаси на невеликій частині складу і узгоджує інформацію про підрахунок із записами в комп’ютерній системі. Якщо є помилки, персонал складу виправляє їх, а також досліджує основні причини, через які помилки сталися. Активна програма підрахунку циклів принаймні покращить рівень точності записів запасів, а може навіть зробити непотрібним проведення фізичної інвентаризації на кінець місяця.
