Коли відбувається бухгалтерська операція, вона може бути записана в книгах організації різними способами. Наступні пункти маркерів відзначають найпоширеніші доступні методи:
Записи в журналі. Найбільш основним методом, що використовується для запису транзакції, є запис журналу, де бухгалтер вручну вводить номери рахунків та дебети та кредити для кожної окремої операції. Цей підхід трудомісткий і може спричинити помилки, тому його зазвичай зарезервовано для коригувань та спеціальних записів. У наступних маркувальних пунктах ми відзначаємо більш автоматизовані підходи, що використовуються в бухгалтерському програмному забезпеченні для реєстрації найбільш поширених бухгалтерських операцій.
Отримання рахунків постачальника . Отримавши рахунок-фактуру постачальника, бухгалтер реєструє його в модулі кредиторської заборгованості в бухгалтерському програмному забезпеченні. Модуль автоматично створює запис журналу, який дебетує відповідний рахунок витрат або рахунок активів та зараховує рахунок кредиторської заборгованості.
Видача рахунку постачальнику . Коли потрібно створити рахунок-фактуру для клієнта, бухгалтер вводить відповідну інформацію про ціну, кількість одиниці та застосовний податок з продажу в модуль виставлення рахунків у програмному забезпеченні бухгалтерського обліку. Модуль автоматично створює запис журналу, який списує грошові кошти або рахунок дебіторської заборгованості та зараховує рахунок продажу. Також може бути зараховано рахунок на рахунок зобов’язань з податку з продажу.
Видача платежів постачальнику . Коли постачальникам оплачується, бухгалтер перевіряє номери рахунків-фактур, які потрібно сплатити, в модулі кредиторської заборгованості в програмному забезпеченні бухгалтерського обліку. Потім програмне забезпечення друкує чеки або видає електронні платежі, одночасно дебетуючи рахунок кредиторської заборгованості та зараховуючи готівковий рахунок.
Видача зарплатних чеків . Коли працівникам потрібно виплатити зарплату, бухгалтер вводить ставки заробітної плати та відпрацьований час усіх працівників у модуль нарахування заробітної плати програмного забезпечення бухгалтерського обліку. Модуль автоматично створює запис журналу, який списує рахунки компенсацій та податку на заробітну плату, а також зараховує готівку. Це може бути досить складним записом, оскільки воно може також стосуватися запобіжних зборів та інших відрахувань, а також окремо фіксувати кілька видів податків з заробітної плати.
Всі ці методи запису створюють записи в головній книзі, або ж у допоміжній книзі, яка потім переходить до головної книги. Звідси операції агрегуються у фінансовій звітності.
