Основна відмінність пробного балансу від балансу полягає в тому, що пробний баланс містить кінцевий баланс для кожного рахунку, тоді як баланс може агрегувати багато залишків залишкового рахунку в кожній позиції.
Баланс є частиною основної групи фінансових звітів. Він може випускатися лише для внутрішнього використання, а також може бути призначений для таких сторонніх осіб, як кредитори та інвестори. Баланс підсумовує зареєстровану суму активів, зобов’язань та власного капіталу в бухгалтерських записах компанії на конкретний момент часу (як правило, на кінець місяця). Він побудований на основі стандартів бухгалтерського обліку, описаних в одній із систем бухгалтерського обліку, таких як Загальновизнані принципи бухгалтерського обліку або Міжнародні стандарти фінансової звітності.
Пробний баланс - це стандартний звіт у більшості програм бухгалтерського обліку, який містить кінцевий баланс на кожному рахунку на певний момент часу (знову ж таки, зазвичай на кінець місяця). Звіт використовується лише в бухгалтерії та як вихідний документ аудиторами компанії. Цей звіт має багаторазове використання:
Перевірити, чи загальна сума дебетів у доларах дорівнює загальній сумі доларів у кредитах
Для використання при побудові робочого пробного балансу, що включає коригування записів
Для використання при складанні балансу та звіту про прибутки та збитки, якщо немає програмного забезпечення для бухгалтерського обліку, щоб зробити це автоматично
Для використання аудиторами для отримання кінцевих залишків на рахунках
Таким чином, відмінності між пробним балансом та балансом такі:
Агрегація . Баланс об'єднує кілька рахунків, тоді як пробний баланс представляє інформацію на рівні рахунку (і, отже, є більш детальним).
Стандарти . Баланс складається у відповідності до конкретних стандартів бухгалтерського обліку, тоді як не існує встановленого формату пробного балансу.
Використання . Баланс призначений для зовнішнього використання, тоді як пробний баланс - для використання в бухгалтерії та аудиторами.
Рівень звітності . Баланс - це підсумковий звіт, тоді як пробний баланс використовується для побудови інших звітів.
