Записи заробітної плати містять інформацію про компенсацію, виплачену працівникам, та будь-які відрахування з їх заробітної плати. Ці записи потрібні працівникам фонду оплати праці для розрахунку валової заробітної плати та чистої заробітної плати працівників. Записи з оплати праці зазвичай містять інформацію про такі пункти:
Заробітна плата
Бонуси
Комісії
Відрахування на пенсії, пільги, благодійні внески, застави, плани придбання акцій тощо
Форми дозволу на прямий депозит
Валова заробітна плата
Години роботи
Платежі чеком вручну
Виплачена чиста заробітна плата
Ставки заробітної плати
Відпустка та / або лікарняний
Інформація в обліку заробітної плати традиційно зберігається на паперових документах, але також може бути записана як електронний документ.
Записи про заробітну плату можна вважати підмножиною інформації, що зберігається в документах з управління персоналом, яка може містити значно більше інформації, ніж статті, що стосуються лише оплати праці та відрахувань.
Період, протягом якого слід вести облік заробітної плати, буде залежати від державних вимог. Податкова служба, як правило, вказує необхідний термін зберігання у кожному документі, який видає, що стосується питань оплати праці. Взагалі, розрахунки заробітної плати слід зберігати протягом двох років, тоді як колективні договори - протягом трьох років.
