Система дрібних готівкових грошей - це сукупність політик, процедур, засобів контролю та форм, які компанія використовує для видачі готівки для різноманітних різноманітних потреб, таких як канцелярські товари та послуги. Основним процесом створення системи дрібних готівкових грошей є:
Розташування . Визначтеся з місцями, де будуть розміщені кошти з грошових коштів. Може бути один для всієї компанії, або, можливо, один для будівлі чи підрозділу.
Фінансування . Визначтеся з розміром фонду грошових коштів у кожному місці. Це зазвичай становить від 100 до 500 доларів. З огляду на високий ризик викрадення дрібної готівки, як правило, краще не створювати надмірно великі фонди дрібних готівкових коштів, хоча менші повинні поповнюватися частіше.
Зберігач . Призначити дрібних зберігачів. Зазвичай це адміністративний персонал, який більшу частину дня перебуває на місці та має достатню кваліфікацію, щоб підтримувати необхідну кількість діловодства з високим ступенем точності.
Ящики . Встановіть зачинені скриньки для дрібних кас або шухляди на столі, включаючи запас ваучерів для дрібної готівки. Можливо, доведеться створити сигнал тривоги, який пролунає, якщо до коробки або шухляди звертаються неправильно.
Путівки . Придбайте набір ваучерів на дрібну готівку в магазині канцелярських товарів. Немає необхідності створювати власну форму.
Фонд дрібних кас . Перенесіть призначену суму готівки в кожну дрібну касу та запишіть переказ у головній книзі як рух готівки на окремий рахунок дрібної каси.
Навчання . Навчіть зберігачів дрібних готівкових грошей, як оцінювати запити на дрібну готівку, як заповнювати ваучери в обмін на готівкові платежі та коли вимагати заміни готівки, коли рівень готівки низький.
Примирення . Запровадити процедуру, згідно з якою бухгалтер періодично перевіряє суму готівки та надходжень у кожній скарбниці, щоб перевірити, чи відповідає загальна сума початкового обсягу фінансування, встановленого для цієї скриньки, та узгодити будь-які відхилення.
Поповнення та запис . Запровадити процедуру, згідно з якою касир поповнює суму готівки в кожній касі, як вимагають зберігачі дрібних кас. Сюди також входить підсумовування та запис усіх видатків до головної книги.
Система дрібних готівкових грошей повинна включати достатню кількість засобів контролю, щоб зменшити ризики викрадення дрібних готівкових грошей або надання їх за неналежні вимоги про відшкодування або неналежне облік витрат на дрібні готівкові гроші. Вам слід періодично переглядати проблеми контролю, що виникли, щоб перевірити, чи слід регулювати систему контролю, щоб зменшити ризик втрати.
Система дрібних готівкових грошей у багатьох компаніях замінена закупівельними картками, які є кредитними картками, що контролюються бізнесом. Картки закупівель мають особливу перевагу у видаленні легкодоступної готівки з приміщень компанії. Інша альтернатива - це вимагати від працівників придбання предметів за власні кошти, а потім відшкодування витрат працівникам. Якщо використовується останній варіант, заохочуйте працівників часто подавати звіти про витрати, щоб вони довго не фінансували витрати компанії. Це також означає, що подані звіти про витрати повинні оброблятися якомога швидше.
