Кайдзен - це практика постійного вдосконалення процесів та зменшення витрат. Концепція має тенденцію до поступового вдосконалення протягом тривалого періоду часу. Ця концепція може бути застосована до бюджетування шляхом включення очікуваних скорочень витрат до запланованих результатів бізнесу. Цей підхід можна використовувати для постійного зниження витрат нижче їх поточного рівня.
Бюджетування Kaizen вимагає великого планування керівництвом, оскільки вони повинні виділити достатньо часу та ресурсів для вивчення всіх аспектів бізнесу, знайти можливі проекти вдосконалення та забезпечити успішне завершення цих проектів. Крім того, витрати на ці проекти вдосконалення повинні бути враховані в бюджеті, разом із очікуваною економією кайдзен.
Сума зменшення витрат внаслідок діяльності кайдзен може бути передбачена на основі конкретних запланованих проектів вдосконалення. Однак бюджетний період, ймовірно, охоплює рік, а проекти вдосконалення можуть охоплювати набагато коротші періоди часу, тому важко пов'язати конкретні поліпшення з усім бюджетним періодом. Альтернативою є введення історичного відсотка скорочення витрат до бюджету та покладання на поточну діяльність кайдзен, щоб приблизно відповідати запланованій в бюджеті сумі зменшення витрат.
Включення скорочення витрат на кайдзен до бюджету корисно для оцінки результатів діяльності менеджерів шляхом узгодження передбачених бюджетом очікувань із фактичним скороченням витрат, яке вони генерують з часом. Ця інформація може бути використана при розгляді акцій, а також для виплат бонусів.
Існує дві ключові проблеми використання бюджету кайдзен:
Можливо, буде легше досягти зниження витрат протягом перших кількох років, коли можуть знаходитись «низько висячі фрукти»; після досягнення цих початкових скорочень витрат відсоток знижених витрат, спричинених кайдзен, може зменшитися, що створює посилений тиск на керівників для виконання.
Якщо зменшення витрат, пов’язаного з кайдзен, неможливо досягти, передбачений у бюджеті прибуток та грошові потоки можуть навіть не бути досяжними дистанційно, що призведе до значних несприятливих відхилень у бюджеті.
