Старіння рахунків - це практика розподіляти певні типи транзакцій за часовими сегментами, щоб показати, як далеко в минулому вони були ініційовані. Часовий інтервал - це проміжок часу, наприклад 30 днів. Загальним набором часових сегментів, що використовуються для старіння, є:
0-30 днів (вважається чинним)
31-60 днів (вважається злегка простроченим)
60-90 днів (рішуче несвіжий)
90+ днів (дуже старий, потрібні дії)
Ці сегменти часу можуть бути змінені в багатьох програмних пакетах бухгалтерського обліку. Наприклад, бізнес, який вимагає оплати від своїх клієнтів менш ніж за 10 днів, може виявити, що початковий інтервал часу, який триває на період 0-10 днів, повинен бути використаний для витримки дебіторської заборгованості; довший відрізок часу неправильно означатиме, що більша частка дебіторської заборгованості є поточною, коли вона фактично запізнюється.
Застарілість рахунків найчастіше застосовується до дебіторської заборгованості та використовується у форматі звіту, так що хтось, хто переглядає звіт, може легко побачити, яка дебіторська заборгованість прострочена до сплати. Звіт використовується як основа для діяльності зі збору рахунків.
Концепція старіння рахунків застосовується також до кредиторської заборгованості у подібному форматі звіту, тому співробітники кредиторської заборгованості можуть визначити, чи є рахунки-фактури постачальників, прострочені до сплати.
Концепція старіння рахунків не потрібна для кредиторської заборгованості, якщо компанія має свої бухгалтерські записи, розміщені в бухгалтерському програмному забезпеченні, оскільки система може автоматично планувати виставлення рахунків постачальникам для оплати, що робить менш вірогідним, що будь-які рахунки-фактури будуть прострочені до сплати.
Можна також створити звіт про старіння для інвентаризації, щоб з'ясувати, які предмети нещодавно не використовувались, і, отже, може знадобитися розслідування, чи можна їх використовувати. Однак кращим варіантом є узгодження товарно-матеріальних цінностей з кошторисами та графіком виробництва, щоб перевірити, чи планується найближчим часом використовувати інвентарні предмети.
Термінологія "старіння рахунків" є неточною, оскільки насправді це старіння транзакцій, перерахованих в межах рахунку. Таким чином, у звіті про старіння дебіторської заборгованості зазначається вік окремих операцій у рахунку дебіторської заборгованості.
