Головна книга - це головний набір рахунків, який узагальнює всі операції, що відбуваються в межах сутності. Може існувати допоміжний набір книг, які підсумовуються до головної книги. Головна книга, у свою чергу, використовується для агрегування інформації у фінансовій звітності бізнесу; це можна зробити автоматично за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення, або вручну склавши фінансову звітність з інформації у звіті про пробний баланс (що є узагальненням кінцевих залишків у головній книзі).
Головна книга містить дебетовий і кредитний запис для кожної транзакції, записаної в ній, так що сукупність усіх залишків дебету в головній книзі завжди повинна відповідати сумі всіх залишків кредитів. Якщо вони не збігаються, головна книга не відповідає рівновазі , і її слід виправити, перш ніж можна скласти з неї надійну фінансову звітність.
Головна книга складається з усіх індивідуальних рахунків, необхідних для обліку операцій з активами, зобов'язаннями, власним капіталом, доходами, витратами, прибутками та збитками бізнесу. У більшості випадків докладні операції реєструються безпосередньо на цих рахунках головної книги. У деяких випадках, коли обсяг транзакцій перевершить ведення діловодства в головній книзі, транзакції розподіляються до допоміжної книги, з якої лише загальні підсумки рахунків реєструються на контрольному рахунку в головній книзі. В останньому випадку особа, яка досліджує проблему у фінансовій звітності, повинна повернутися до дочірньої книги, щоб знайти інформацію про первісну операцію. Головну книгу зазвичай друкують і зберігають у книзі організації на кінець року, яка служить річним архівом її господарських операцій.
Рахункам головної книги присвоюються унікальні ідентифікаційні номери рахунків. Ці цифри можуть варіюватися від простого тризначного коду до більш складної версії, яка визначає окремі підрозділи та дочірні компанії. Номери рахунків у головній книзі, як правило, налаштовуються таким чином, що всі рахунки, що підсумовуються в балансі, перераховуються до всіх рахунків, що підсумовуються у звіті про прибутки та збитки.
Подібні умови
Головна книга також відома як книга остаточного запису.
