Першим кроком у процесі створення фінансової звітності є складання пробного балансу. Пробний баланс готується наприкінці кожного звітного періоду. Це робиться для того, щоб узагальнити бухгалтерську інформацію для включення до фінансової звітності. Щоб підготувати пробний баланс, виконайте такі дії:
Створіть аркуш із восьми стовпців із заголовками стовпців для номера рахунку, назви рахунку, суми дебету та суми кредиту. Вони охоплюють початкові записи в електронній таблиці. Пізніше ми додамо решту заголовків стовпців.
Для кожного рахунку головної книги підсумуйте залишок на рахунку так, щоб був єдиний кінцевий баланс рахунку, який є або дебетом, або кредитом.
Починаючи з першого рахунку в головній книзі, перенесіть на аркуш пробного балансу номер рахунку та назву рахунку. Якщо кінцевий баланс на рахунку є дебетом, введіть цю суму в стовпець дебету для цього рахунку. якщо кінцевий залишок - це кредит, введіть цю суму в стовпці кредитів для цього рахунку.
Складіть суми у стовпці дебету та суми у стовпці кредиту. Підсумки повинні збігатися. Якщо ні, то або залишок на рахунку не був перенесений на пробний баланс, або він був перенесений неправильно, або головна книга неправильна. Вирішіть ці проблеми, перш ніж продовжувати.
Додайте заголовки до п’ятого та шостого стовпців аркуша, які призначені для коригування дебетів та коригування кредитів. За допомогою цих стовпців введіть будь-які коригувальні записи. Ці коригування, як правило, призначені для статей нарахування, щоб відкласти або прискорити визнання витрат.
Додайте заголовки до сьомого та восьмого стовпців аркуша, які стосуються остаточних підсумків дебету та підсумкових підсумків кредиту. Записи в цьому стовпці - це початкові дебети та кредити, плюс-мінус коригувальні записи.
Складіть суми в остаточному стовпці дебету та складіть суми в кінцевому стовпці кредиту. Підсумки повинні збігатися. Якщо ні, скоригований залишок на рахунку переносився неправильно. Вирішіть ці проблеми, перш ніж продовжувати.
Пробний баланс тепер готовий до використання при складанні фінансової звітності. Цілком можливо, що попередні фінансові звіти, отримані з цього пробного балансу, потребуватимуть подальших коригувань, і в цьому випадку вносяться додаткові зміни до коригувальних вхідних стовпців та створюються нові фінансові звіти.
Пробний баланс в комп’ютеризованій системі бухгалтерського обліку не потрібен, оскільки програмне забезпечення автоматично складає фінансову звітність з інформації в головній книзі; не існує проміжного етапу, щоб також підготувати пробний баланс.
