Функціональний облік - це формат звітності про фінансові результати, який групує результати на основі виконуваних функцій. Цей підхід найчастіше застосовується для кластеризації витрат за підрозділами, і зазвичай використовується у великих організаціях. Наприклад, витрати компанії можна згрупувати у звіті про прибутки та збитки таким чином:
Відділ бухгалтерського обліку та фінансів
Відділ інженерії
Відділ управління матеріалами
Виробничий відділ
Комерційний відділ
Витрати згруповані таким чином, щоб відстежувати та оцінювати результати діяльності окремих підрозділів. Таким чином, функціональний облік є формою обліку відповідальності, оскільки керівник підрозділу несе відповідальність за витрати, покладені на його підрозділ.
Для того, щоб звітувати про витрати за функціями, необхідно реструктуризувати план рахунків бізнесу. Наприклад, звичайний план рахунків може мати єдиний рахунок витрат на оренду, якому присвоєний єдиний код рахунку. У функціональному бухгалтерському середовищі для кожного підрозділу має бути окреме позначення витрат на оренду, щоб орендна плата могла розподілятися на кожен відділ. Наведено приклад.
Витрати на оренду - Бухгалтерський облік (# 7600-100)
Витрати на оренду - Інжиніринг (# 7600-200)
Витрати на оренду - Управління матеріалами (# 7600-300)
Витрати на оренду - Виробництво (# 7600-400)
Витрати на оренду - продажі (# 7600-500)
Потім програмне забезпечення для складання звітів в системі бухгалтерського обліку накопичує всі витрати на основі кодів відділів у плані рахунків і використовує його для складання звіту про прибутки та збитки, що базується на функціональній діяльності.
