Облік кредиторської заборгованості передбачає облік та сплату зобов'язань. Це основна функціональна сфера, за допомогою якої бізнес фіксує витрати та оплачує інші сторони. Основними завданнями бухгалтерського обліку кредиторської заборгованості є такі:
- Перевірка рахунку-фактури . Першим кроком в обліку кредиторської заборгованості є забезпечення дійсності всіх вхідних рахунків від постачальників. Є два способи зробити це. Одним із варіантів є уповноважений працівник затвердити кожен рахунок-фактуру. Інший варіант полягає у порівнянні інформації на кожному рахунку-фактурі із санкціонуючим замовленням на придбання та отримання документації, що називається тристороннім узгодженням. Оскільки обидва варіанти трудомісткі, прийнято не перевіряти рахунки-фактури, що мають невеликі суми в доларах.
- Запис рахунків-фактур . Після перевірки рахунку-фактури бухгалтер вносить суму заборгованості в програмне забезпечення кредиторської заборгованості. Введена інформація включає найменування постачальника, дату рахунку та суму рахунку. Відповідна бухгалтерська запис, створена програмним забезпеченням для бухгалтерії, завжди є кредитом на рахунку кредиторської заборгованості. Компенсаційний дебет може бути або на рахунок витрат, або на рахунок активів.
- Оплата рахунку-фактури . Коли рахунок-фактура підлягає оплаті, бухгалтер налаштовує його на оплату за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення. Це, як правило, означає, що попередній чековий реєстр запускається та переглядається, щоб переконатися, що всі предмети, заплановані до оплати, повинні бути фактично сплачені. Якщо так, перевірити запас завантажено у принтер, а чеки надруковано. До кожної перевірки додається допоміжна інформація, яка потім передається підписувачеві, який перевіряє кожен пакет інформації на наявність помилок, а потім підписує чеки. Альтернативою є відправлення електронних платежів безпосередньо на банківські рахунки постачальників. Після оплати вся платіжна інформація скріплюється між собою та подається за назвою постачальника.
Для обліку кредиторської заборгованості передбачено ряд додаткових завдань, серед яких:
- Періодично звіряйте рахунок кредиторської заборгованості, щоб переконатися, що залишок на рахунку відповідає фактичним сумам заборгованості постачальникам.
- Надішліть постачальникам 1099 форм після закінчення календарного року, якщо сукупні платежі їм перевищують порогову суму.
- Зв’яжіться з постачальниками, щоб переконатись, що вони переказали всі чеки, надіслані їм; в іншому випадку, неоплачені чекові суми, можливо, доведеться направити уряду штату як незатребувану власність.
