Передоплата здійснюється, коли компанія-продавець отримує платіж від покупця до того, як продавець відправив товари або надав послуги покупцеві. Передоплата може відбутися за трьох обставин:
Покупець бажає бажаного лікування для замовлення
Продавець відмовляється надавати покупцеві кредит
Покупець веде бухгалтерський облік на касовій основі і хоче зафіксувати витрати достроково, сплативши достроково
Облік передоплати
Ми розглянемо питання обліку передоплати з точки зору як покупця, так і продавця.
Перспектива покупця . З точки зору покупця, передоплата відображається як дебет на рахунку попередньо оплачених витрат і як кредит на рахунок готівки. Коли зрештою споживаний елемент попередньої оплати витрачається, відповідний рахунок витрат дебетується, а рахунок попередньо оплачених витрат зараховується. Покупці можуть надмірно використовувати рахунок попередньо оплачених витрат, що призводить до відстеження великої кількості дрібних попередньо оплачених товарів. Щоб уникнути витрат на відстеження занадто великої кількості предметів, облік передоплати слід використовувати лише в тому випадку, якщо передоплата перевищує певну мінімальну граничну суму; всі інші видатки слід зарахувати на витрати, навіть якщо вони ще не спожиті.
Перспектива продавця . З точки зору продавця, передоплата відображається як зарахування на рахунок зобов'язань для передоплати та дебетування на рахунок готівки. Коли замовлення клієнта з попередньою оплатою в кінцевому підсумку відправляється, рахунок попередньої оплати дебетується та зараховується відповідний рахунок доходу. Передоплати, як правило, мало, тому ці товари можна порівняно легко відстежити.
Коротше кажучи, передоплата відображається як актив покупцем, а як зобов’язання продавцем. Ці статті, як правило, зазначаються як оборотні активи та поточні зобов’язання відповідно в балансі кожної сторони, оскільки вони, як правило, вирішуються протягом одного року.
Наприклад, компанія платить 12 000 доларів заздалегідь за рекламу в Інтернеті, яка триватиме протягом цілого року. Спочатку компанія зараховує всю суму на рахунок попередньо оплачених витрат, а потім стягує з них 1000 доларів на рахунок витрат на рекламу кожного наступного місяця, щоб відобразити використання цих витрат. Актив попередньо оплачених витрат ліквідується до кінця року.
Як ще один приклад, компанія, що займається очищенням від снігу, отримує від клієнта авансовий платіж у розмірі 10 000 доларів США в обмін на оранку своєї стоянки кожного наступного чотирьох місяців. Компанія, що орає, спочатку реєструє отримання як зобов’язання, а потім пропорційно перераховує суму на рахунок доходів у розмірі 2500 доларів на місяць протягом кожного наступного чотири місяці.
