Ваучер - це внутрішній документ, що описує та санкціонує сплату зобов’язання постачальнику. Найчастіше він використовується в системі ручних платежів, де він є частиною системи контролю. Ваучер зазвичай містить таку інформацію:
Ідентифікаційний номер постачальника
Сума до сплати
Дата сплати платежу
Рахунки, що підлягають нарахуванню для обліку відповідальності
Будь-які застосовні умови знижки дострокового платежу
Підпис або штамп схвалення
Інформація про ваучери може бути зібрана у пакет, де основний документ про ваучер додається до рахунку-фактури постачальника, підтвердження отримання та замовлення на придбання. Цей пакет корисний для зберігання пов'язаних документів в одному місці та полегшує як обґрунтування, так і аудит операцій з кредиторською заборгованістю.
Ваучер створюється після отримання рахунку від постачальника. На ньому ставиться штамп "оплачено", коли чек або електронний платіж здійснюється постачальнику, а потім архівується разом із усіма підтверджуючими документами.
Якщо ваучери використовуються для всіх кредиторських заборгованостей, їх суми можуть бути зведені для визначення загальної суми кредиторської заборгованості. Ця функція не потрібна в комп'ютеризованій системі, де замість неї використовується звіт про застарілу заборгованість.
Ваучер не створюється, коли зобов’язання було нараховано лише (що є у випадку відсутності рахунку постачальника). Крім того, путівки не використовуються в процесі оплати праці.
