Стягнення дебіторської заборгованості є життєво важливим, оскільки воно забезпечує грошові кошти, необхідні для підтримки діяльності компанії. Стягнення дебіторської заборгованості - це не просто завдання відділу інкасації. Натомість це вимагає зусиль для всієї компанії, оскільки колекції можна покращити до того, як клієнт-фактура буде виставлена. Розглянемо наступні кроки для збору дебіторської заборгованості:
Внутрішнє вирішення проблем
Значна частина всіх рахунків-фактур клієнтів не оплачується, оскільки клієнти незадоволені отриманими товарами чи послугами. Це не вина колекційного відділу. Натомість команда вищого керівництва повинна брати участь у виконанні кожного питання, на яке вказують замовники, наприклад, невдалих товарів, неналежного обслуговування, пошкоджених товарів, неправильних відвантажених товарів тощо. У багатьох випадках внутрішні процеси, що спричинили ці проблеми, будуть робити це знову, доки не будуть вжиті коригувальні дії. Коротше кажучи, повинен бути активний цикл зворотного зв'язку, який надсилає скарги клієнтів назад до основної групи управління для постійного вирішення проблем.
Управління колекціями
Кожен, хто бере участь у колекціях, повинен мати час та ресурси, щоб ефективно брати участь у колекціях. Наступні пункти можуть допомогти підвищити ефективність роботи відділу:
Проводка . Негайне оприбуткування готівки, тому співробітники інкасо не телефонують клієнтам про рахунки-фактури, які вони вже сплатили.
База даних . Комп’ютеризована система інкасації, яка відстежує обіцянки клієнтів, автоматично набирає клієнтів, автоматично надсилає рахунки електронною поштою тощо. Це значно підвищує ефективність роботи колекційного персоналу.
Підтримка персоналу . Адміністративний персонал, який утримує всі зайві відволікаючі фактори від персоналу колекцій.
Розклад персоналу . Графік роботи, який заважає співробітникам колекцій брати участь у будь-яких інших діях, окрім колекцій, під час роботи в пікові години.
Колекційні прийоми
Існує безліч стандартних методів, що використовуються для зв’язку з клієнтами та отримання з них обіцянок щодо оплати. Вибірка найбільш поширених методів:
Отримуйте надзвичайні листи або електронні листи, коли виявляється, що клієнтам потрібне м’яко нагадуване нагадування. Деякі компанії використовують низку цих комунікацій, кожна з яких має все більш жорсткі формулювання.
Розділіть прострочену дебіторську заборгованість на групи, при цьому найбільше уваги приділяється рахункам, що мають найбільший долар. Це зосереджує увагу на зборі тих декількох рахунків-фактур, які складають основну частину простроченої дебіторської заборгованості.
Залучайте торговий персонал до колекції для вирішення більш складних або складних завдань, де їхні клієнтські зв'язки можуть допомогти.
Запропонуйте взяти назад товари, за які очевидно, що оплата не буде отримана.
Залучайте юридичну фірму до колекцій. Розміщення повідомлень на бланку юридичної фірми може створити враження, що компанія збирається вжити юридичних заходів проти клієнта.
Подати позовну заяву до замовника до суду з невеликими позовами.
