Бюджет закупівель містить суму запасів, яку компанія повинна придбати протягом кожного бюджетного періоду. Сума, зазначена в бюджеті, - це сума, необхідна для того, щоб забезпечити наявність у наявності достатньої кількості запасів для задоволення замовлень покупців на продукцію. На найпростішому рівні бюджет закупівель може просто відповідати точній кількості одиниць, які передбачається продати протягом бюджетного періоду. Однак існує ряд додаткових міркувань, які можуть значно ускладнити бюджет закупівель. Розглянемо наступне:
Початковий баланс . На початку бюджетного періоду вже може бути багато одиниць. Якщо так, чи слід одиниці знижувати на нижчий рівень протягом бюджетного періоду? Якщо це так, кількість одиниць, що купуються, може бути зменшена.
Рівні обслуговування . Що робити, якщо керівництво хоче тримати більше підрозділів під рукою для задоволення короткочасних потреб клієнтів? Якщо так, може знадобитися збільшити кількість придбаних одиниць до рівня, що перевищує очікувану кількість одиниць, проданих у бюджетному періоді.
Термінації продукту . Що робити, якщо асортимент товарів буде припинено? Бюджет закупівель повинен відображати кількість одиниць, необхідну до дати припинення. Крім того, якщо нові продукти мають замінити ті, що припиняються, у бюджеті закупівель слід зазначити терміни цих закупівель, які повинні відповідати датам впровадження нових продуктів.
Використання готівки . Очікувана кількість закупівель продукції повинна бути перенесена вперед до бюджету, щоб перевірити, чи очікувані покупки матимуть негативний вплив на суму готівки, необхідної компанії. Якщо так, і немає належних джерел коштів, може знадобитися передбачити бюджет на зменшення рівня запасів або зменшення обсягів продажів, тим самим мінімізуючи потребу в додаткових грошових коштах для підтримки операцій.
Бюджет покупок найчастіше використовується роздрібним або оптовим продавцем, який не виробляє власні товари. Ці організації, як правило, агрегують закупівлі за класами продуктів для цілей бюджетування, а не для спроб бюджетування на рівні окремого товару. Це зменшує обсяги бюджетних зусиль, що також усуває властиві труднощі прогнозування на рівні продукту. Варіабельність прогнозування, як правило, згладжується, коли товари агрегуються в сімейства продуктів.
