Звіт про отримання використовується для документування вмісту поставки для бізнесу. Форма заповнюється приймаючим персоналом підприємства, що приймає доставлені товари. У звіті про отримання зазвичай міститься така інформація:
- Дата та час отримання доставки
- Назва транспортної компанії, яка доставила товар
- Назва кожного отриманого товару
- Кількість кожного отриманого товару
- Номер уповноваженого замовлення на придбання, якщо він зазначений у документації про доставку або коробці
- Стан отриманих речей. Це може бути негативним записом, де зазначаються лише пошкоджені товари.
Звіт про отримання можна використовувати кількома способами, включаючи такі:
- Повернення . Якщо певні товари мають бути повернені, звіт про отримання документує причину повернення, наприклад пошкоджений товар.
- Кредиторська заборгованість . Звіт про отримання може бути використаний як доказ отримання в процесі тристороннього узгодження. Цей підхід частіше використовується для покупок більших доларів.
- Нарахування . Співробітники бухгалтерії можуть використовувати звіти про отримання, які були заповнені ближче до кінця місяця, для нарахування витрат на рахунки постачальників, які ще не надійшли.
Головна копія кожного звітного повідомлення зберігається у приймальному відділі. Копії надсилаються в інші департаменти відповідно до процедур компанії, наприклад, копія, що надсилається персоналу кредиторської заборгованості для документування отриманих товарів.
З точки зору контролю, може бути корисно однозначно пронумерувати кожен звіт, що отримує. Потім можна перевірити послідовність чисел, щоб перевірити, чи не бракує звітів про отримання.
