Дебети та кредити є протилежними сторонами запису бухгалтерського журналу. Вони використовуються для зміни кінцевих залишків на рахунках головної книги. Правила, що регулюють використання дебетів та кредитів у журналі, такі:
Правило 1: Усі рахунки, які зазвичай містять дебетовий баланс, збільшуватимуться, коли до них буде додано дебет (лівий стовпець), і зменшуватимуться, коли до них додаватиметься кредит (правий стовпець). Типи рахунків, до яких застосовується це правило, - це витрати, активи та дивіденди.
Правило 2: Усі рахунки, які зазвичай містять залишок кредиту, збільшуватимуться, коли до них додається кредит (права колонка), і зменшуються, коли до них додається дебет (ліва колонка). Типи рахунків, до яких застосовується це правило, - це зобов’язання, доходи та власний капітал.
Правило 3: Контра-рахунки зменшують залишки на рахунках, з якими вони спарені. Це означає, що (наприклад) контра-рахунок у парі з рахунком активів поводиться так, ніби це був рахунок-пасив.
Правило 4: Загальна сума дебетів повинна дорівнювати загальній сумі кредитів у транзакції. В іншому випадку транзакція вважається незбалансованою, і фінансова звітність, на основі якої будується операція, за своєю суттю буде неправильною. Пакет програмного забезпечення для бухгалтерського обліку позначить будь-які незбалансовані записи журналу, так що їх не можна буде вводити в систему, поки вони не будуть виправлені.
Дотримуючись цих правил дебету та кредитування, ви будете впевнені, що вноситимете в головну книгу технічно правильні записи, що виключає ризик виникнення незбалансованого пробного балансу. Однак, просто дотримання правил не гарантує, що отримані записи будуть по суті правильними, оскільки для цього також потрібні знання про те, як реєструвати операції у відповідних рамках бухгалтерського обліку (таких як Загальновизнані принципи бухгалтерського обліку або Міжнародні стандарти фінансової звітності).
