Співробітники колекції можуть мати справу з величезною кількістю прострочених рахунків-фактур. Якщо так, менеджеру інкасо потрібно процедура стандартизованого спілкування з клієнтами для вирішення питань оплати. Детальна процедура збору наведена нижче. Зазначений тут потік процесів лише загалом представляє етапи взаємодії із клієнтом. Ці кроки можуть бути перемішані, доповнені або виключені залежно від статусу оплати кожного рахунка-фактури. Етапи:
Призначення прострочених рахунків-фактур (необов’язково) . Коли рахунок-фактура прострочується до оплати, призначте його інкасатору для здійснення інкасації.
Перевірте дозволені відрахування (необов’язково) . Клієнт може подати бланк із детальними вимогами про відрахування відповідно до маркетингового плану компанії. Якщо так, то перевірте претензію у менеджера з маркетингу та порівняйте її із відрахуваннями, здійсненими клієнтом. Якщо відрахування можна простежити до дозволеного відрахування, надішліть форму затвердження кредитної виписки, щоб компенсувати суму відрахування.
Видавати надзвичайні листи . Використовуйте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, щоб друкувати чіткі листи через встановлені проміжки часу, при цьому кожен із них вказує клієнтам прострочені рахунки-фактури. Перегляньте листи та витягніть будь-які, за якими вже виконуються інші дії по збору. Надішліть поштою чи електронною поштою інші чудові листи клієнтам
Ініціюйте прямий контакт . Якщо все ще є прострочені рахунки-фактури, зателефонуйте клієнтам, щоб обговорити причини відсутності платежу. Після кожного дзвінка записуйте деталі дзвінка, включаючи дату, особу, з якою зв’язались, причини прострочення платежу та обіцянки сплатити.
Вирішення питань оплати (необов’язково) . Якщо необхідно прийняти більш тривалий термін оплати, задокументуйте умови платежів, які потрібно здійснити, а також будь-які відсотки, що підлягають сплаті, та будь-які особисті гарантії платежу.
Відрегулюйте кредитний ліміт (необов’язково) . На даний момент співробітники інкасаторських служб повинні мати достатню інформацію про фінансовий стан клієнта, щоб рекомендувати кредитному персоналу, якщо доцільно зменшити або припинити кредитний ліміт клієнта. Кредитний персонал відповідає за зміну кредитного ліміту - персонал інкасаторів надає лише інформацію.
Платежі Моніторинг за договорами розрахункових ( по бажанню) . Якщо є спеціальні плани виплат, порівняйте заплановані дати виплат із датами, коли фактично надійшли виплати, і зв’яжіться з клієнтами, як тільки з’явиться, що вони пропустить заплановану дату виплат. Цей рівень моніторингу необхідний, щоб утримувати клієнтів від затримки своїх платежів.
Зверніться до колекторського агентства . Після того, як будуть застосовані всі інші методи внутрішнього збору, перекажіть рахунки в колекторське агентство. На цьому етапі клієнт, безумовно, повинен бути внесений до списку кредитних відстрочок.
Позов проти клієнта (необов’язково) . Якщо всі інші альтернативи зазнали невдачі, зустрініться з юридичним персоналом компанії, щоб визначити, чи має компанія достатню справу проти клієнта, щоб виграти проти нього рішення в суді. Крім того, замовник повинен мати у своєму розпорядженні достатньо активів для винесення будь-якого рішення щодо нього. Якщо ці питання виглядають сприятливими, дозвольте юридичному персоналу продовжити судовий процес.
Списати залишок залишку . Якщо всі методи збору не вдалися, заповніть форму затвердження кредитної виписки на суму рахунку (фактур), який потрібно списати.
Провести посмертно . Якщо у системах компанії була конкретна проблема, яка спричинила виникнення непогашеної заборгованості, скликайте зустріч тих людей, які найтісніше пов’язані з проблемою, щоб обговорити рішення. Покладіть відповідальність за завдання, задокументуйте зустріч та заплануйте наступні зустрічі, якщо це необхідно.
Більш імовірно, що описана процедура збору буде використана новим персоналом збору. Досвідченішим працівникам слід дозволити відхиляти свою діяльність від цього списку, виходячи зі своїх думок щодо найкращого способу стягнення плати з певних клієнтів.
