Зазвичай негативне зобов’язання з’являється на балансі, коли компанія виплачує суму, більшу, ніж вимагає зобов’язання. Наприклад, якщо ви випадково сплатите рахунок-фактуру постачальника двічі, перший платіж зменшить початкове зобов’язання, зафіксоване у кредиторській заборгованості, до нуля, тоді як другий платіж не матиме компенсаційного зобов’язання, що призведе до негативного зобов’язання на балансі.
Негативні зобов’язання, як правило, стосуються невеликих сум, які агрегуються до інших зобов’язань. Вони часто з’являються у реєстрі кредиторської заборгованості як кредити, які кредиторська заборгованість персоналу компанії може використовувати для компенсації майбутніх виплат постачальникам. Технічно негативне зобов’язання є активом компанії, і тому його слід класифікувати як передоплату.
Більшість негативних зобов’язань створюються помилково, тому їх наявність свідчить про проблеми з базовою системою бухгалтерського обліку. Наприклад, програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може не розпізнавати та позначити дублікати номерів рахунків-фактур постачальника, що дозволяє оплатити рахунки-фактури, які були подані більше одного разу.
