Тристороннє узгодження - це метод перевірки платежу, який забезпечує дійсність рахунку-фактури постачальника. Коли відділ кредиторської заборгованості отримує рахунок від постачальника, він відповідає наступній інформації:
Інформація на рахунку-фактурі постачальника до копії відповідного замовлення на придбання, яке було направлене йому відділом закупівель. У замовленні на покупку зазначається кількість та ціна, за якими компанія погоджується придбати товари чи послуги, зазначені у рахунку постачальника.
Рахунок-фактура постачальника на отримання документації, переданий відділом прийому в бухгалтерію, щоб переконатись, що товари отримані, що їх кількість у потрібній кількості та що вони у хорошому стані.
Таким чином, поняття "тристороння відповідність" стосується відповідності трьох документів - рахунку-фактури, замовлення на придбання та звіту про отримання - для забезпечення здійснення платежу. Процедура використовується для забезпечення відшкодування лише дозволених покупок, тим самим запобігаючи втратам внаслідок шахрайства та необережності.
Якщо цей тристоронній збіг виявить, що рахунок-фактура постачальника знаходиться в доброму стані, тоді кредиторська особа обробляє рахунок-фактуру для оплати. Якщо ні, персонал звертається до постачальника щодо будь-яких виявлених проблем, які можуть спричинити випуск переглянутого рахунку-фактури або, можливо, кредитну відомість постачальником.
Концепція тристороннього поєдинку має проблеми. Це дуже трудомістке, і накопичення необхідної інформації може бути важким, що може спричинити затримку платежів, поки кредиторська заборгованість шукає відсутні дані. Затримки можуть дратувати постачальників, а також заважати компанії брати знижки на дострокові платежі. Ви можете зробити тристороннє співставлення більш ефективним, виконавши:
Виключення дрібних доларів та періодичних рахунків-фактур із вимоги відповідності.
Дозвіл співробітникам кредиторської заборгованості затверджувати рахунки-фактури, якщо ціни та одиниці, зазначені у рахунку-фактурі постачальника, знаходяться в межах декількох відсотків від суми, зазначеної в замовленні на придбання.
Також доступні автоматизовані тристоронні відповідні рішення, які вимагають використання повністю інтегрованих систем планування корпоративних ресурсів, але навіть ці рішення призведуть до деяких транзакцій, для яких автоматизоване рішення не вдасться, що вимагає ручного дослідження розбіжностей. Ці автоматизовані системи настільки дорогі, що не є життєздатним рішенням для невеликих підприємств.
