Книга закупівель - це сублігер книга, в якій реєструються покупки. Книга закупівель є частиною бази даних бухгалтерії; він не підтримується відділом закупівель. Книга корисна для виділення в одному місці запису суми, яку компанія витрачає зі своїми постачальниками. У книзі обліку покупок видно, за які покупки було здійснено оплату, а які покупки залишаються непогашеними. Типова транзакція, введена в книгу покупок, фіксує кредиторську заборгованість, а пізніше - платіжну операцію, яка виключає кредиторську заборгованість. Таким чином, у книзі облікового запису може бути залишок кредиторської заборгованості в будь-який час.
Якщо обсяг закупівлі є відносно низьким, тоді немає необхідності в реєстрі покупок. Натомість ця інформація записується безпосередньо в головній книзі.
Якщо ви мали б вести книгу про покупки в ручному режимі, вона могла б містити значно більше інформації, ніж була вказана. Поля даних у підготовленому вручну реєстрі покупок можуть містити таку інформацію для кожної транзакції:
Дата покупки
Код постачальника (або назва)
Номер рахунку-фактури постачальника
Номер замовлення на придбання (якщо використовується)
Ідентифікаційний код придбаного товару (це може бути основний код товару або контрольний номер постачальника)
Виплачувана сума
Сплачено податок з продажу
Прапор оплати (зазначається, оплачений чи ні)
Основним документом, записаним у книзі придбання, є рахунок-фактура постачальника. Крім того, якщо постачальники надають підприємству кредит за такі предмети, як повернені товари або предмети, пошкоджені під час транспортування, ви також записуєте кредитні виписки, видані постачальниками, у книгу придбання. Кредитне сповіщення також може бути видано для обсягу знижок, хоча цей кредит може застосовуватись до сукупної кількості покупок, і тому його неможливо простежити за окремою операцією закупівлі.
Інформація в книзі придбання періодично агрегується та розміщується на рахунку в головній книзі, який відомий як контрольний рахунок. Контрольний обліковий запис книги покупок використовується, щоб уникнути захаращення головної книги величезною кількістю інформації, яка зазвичай зберігається в книзі покупок. Відразу після проводки залишок на контрольному рахунку повинен відповідати залишку в книзі придбання. Оскільки в контрольному обліковому записі не зберігаються детальні транзакції, тому, хто хоче дослідити транзакції закупівлі, доведеться перейти від контрольного рахунку до книги покупок, щоб знайти їх.
Перш ніж закривати книги та формувати фінансову звітність наприкінці звітного періоду, ви повинні заповнити всі записи в книзі придбання, закрити книгу за цей період та опублікувати підсумки з книги покупок до головної книги.
Подібні умови
Книга придбання також відома як підзаконна книга придбання або субрахунок покупки.
