Нарахована орендна плата - це сума несплаченої орендної плати, яку винен орендар або ще не стягнув орендодавця. Якщо орендна плата вчасно, то нарахованої орендної плати ніколи не буває. Облік нарахованої орендної плати з точки зору орендодавця та орендаря зазначено нижче.
Орендодавчий облік
Орендодавець зазвичай має укладені договори оренди, де орендна плата повинна здійснюватися на початку місяця, в якому відбувається оренда. Це означає, що отримання готівки від орендарів, як правило, збігається з періодом, в якому вона також визнається доходом. Таким чином, немає необхідності нараховувати дохід від оренди. Однак, якщо орендар не платить у період орендної плати, орендодавець повинен нарахувати орендну плату в той звітний період із дебетом на рахунок нарахованих рахунків (активів) та кредитом на рахунок доходів від орендної плати. Зазвичай це встановлюється як сторнуючий запис, так що початковий запис автоматично сторнується на початку наступного облікового періоду, тим самим усуваючи ризик того, що він затримається в бухгалтерських записах і призведе до дублювання доходу.
Однак, оскільки орендар, про якого йде мова, повинен був заплатити заздалегідь, і тепер він запізнився з оплатою на цілий місяць до кінця звітного періоду, може також виникнути необхідність створити значний резерв проти передбачуваної дебіторської заборгованості, дебет поганому рахунок боргових витрат та зарахування до резерву сумнівних рахунків. Досвід орендодавця з цими несвоєчасними платежами може бути настільки поганим, що має сенс взагалі не нараховувати їх, а замість цього реєструвати дохід лише при отриманні готівки (що більше схиляється до касової бази обліку). Ця остання ситуація, як правило, триває недовго, оскільки орендар порушив умови договору оренди, а потім може бути виселений.
Облік орендарів
З точки зору орендаря, орендна плата за наступний місяць іноді може бути здійснена в кінці безпосередньо попереднього місяця. Якщо так, «нарахована орендна плата» по суті означає передоплату орендної плати. У цьому випадку наймач записує дебет на рахунок попередньо оплачених витрат (активів) та кредит на рахунок готівки. Коли орендар готує свою фінансову звітність за місяць, до якого застосовується орендна плата, рахунок витрат на оренду списується, а рахунок попередньо оплачених витрат стирається з кредитом, щоб витрати на оренду були визнані у правильному місяці.
Орендар часто встановлює графік орендних платежів у своєму програмному модулі кредиторської заборгованості, так що однаковий платіж здійснюється в один і той же день кожного місяця до досягнення заздалегідь визначеної дати припинення. Один і той же запис журналу створюється автоматично для кожного з цих періодичних платежів, що значно зменшує необхідність перевірки точності нарахованих записів оренди в кожному звітному періоді.
