Вивірка дрібних готівкових грошей - це офіційний огляд обліку дрібних готівкових грошей. Мета цієї діяльності полягає в тому, щоб перевірити, чи не було виплат без документації. Такі виплати є загальною проблемою в дрібних готівках, де існує великий ризик шахрайства. Крім того, оскільки більшість зберігачів дрібних грошових коштів не проходять навчання бухгалтерів, вони можуть неправильно реєструвати виплати. З цих причин звіряння дрібних готівкових грошей повинно проводитися через регулярні проміжки часу. Огляд можна трактувати як аудит, що означає не попереджати зберігача дрібних грошових коштів про прибуття рецензента. Ця відсутність попередження є корисною для виявлення будь-яких особистих вилучень коштів з фонду дрібних готівкових коштів зберігачем.
Виконайте такі кроки для узгодження дрібних грошей:
Визначте заявлений баланс. Перегляньте політику компанії щодо дрібних готівкових коштів і визначте заявлений залишок дрібних готівкових коштів для фонду, що переглядається. Фонди дрібних грошових коштів можуть мати різний залишок, оскільки деякі мають більший обсяг операцій, ніж інші.
Отримати форму примирення . Якщо компанія використовує офіційну форму звірки, отримайте порожню копію та використовуйте її для документування наступних кроків.
Розрахувати зняті готівкові гроші. Підрахуйте готівку, що залишилася у фонді дрібних грошових коштів, і відніміть її із заявленого залишку для фонду. Результатом є сума готівки, вилучена з фонду.
Підсумуйте путівки. Складіть загальні витрати, перераховані на кожному ваучері з дрібними готівками у фонді дрібних готівкових грошей (інформація також може надходити з книги дрібних кас). Відніміть цю суму з розрахункової суми вилучених готівкових коштів. Результат повинен бути нульовим. Якщо є залишковий залишок, то у фонді є перевищення грошових коштів. Якщо є від’ємне сальдо, у фонді виникає дефіцит готівки.
Дослідити дисперсії. Дослідити будь-які відмінності між заявленою сумою фонду грошових коштів та фактичною сумою готівки та путівки. Якщо різниця незрозуміла, заповніть ваучер із зазначенням незрозумілої суми та зарахуйте його на заздалегідь визначений департаментський рахунок у головній книзі.
Корисно нараховувати незрозумілі різниці на рахунок витрат, відведений для цієї мети. Роблячи це, набагато легше відстежувати сукупну кількість недокументованих втрат з часом. Крім того, розгляньте можливість прийняття політики, яка вимагає повідомляти співробітників внутрішнього аудиту, якщо обсяг незрозумілого дефіциту в грошовому фонді перевищує певну суму.
Нарешті, повідомте про дрібні грошові кошти для більш частих звірок, якщо виявите постійний характер помилок. Збільшена частота перегляду може виявити проблеми до накопичення матеріальних втрат.
