Процедури використання основних фондів

Процедура визнання активів

Однією із сфер, в якій процедура може бути досить корисною, є первісне визнання основного засобу в системі бухгалтерського обліку, оскільки це відносно складна операція. Порядок завершення процесу визнання активів описаний нижче:

1. Визначте базову одиницю . Визначте базову одиницю для активу. Це визначення базується на ряді факторів, таких як те, чи істотно відрізняються строки корисного використання різних компонентів активу, на якому рівні ви віддаєте перевагу фізичному відстеженню активу, та економічній ефективності відстеження активів на різних рівнях деталізації .
2. Скласти вартість . Складіть загальну вартість базової одиниці. Це будь-які витрати, понесені на придбання базового блоку та приведення його у стан та місце, призначені для його використання. Ці заходи можуть включати будівництво базової одиниці, витрати на придбання та пов’язану з цим адміністративно-технічну діяльність.
3. Відповідність ліміту капіталізації . Визначте, чи перевищує загальна вартість базової одиниці обмеження корпоративної капіталізації. Якщо цього не сталося, тоді зарахуйте витрати до витрат у міру їх виникнення. В іншому випадку перейдіть до наступного кроку.
4. Присвоєння класу активів . Віднесіть базову одиницю до найбільш відповідного класу активів, для якого існує категорія головної книги (наприклад, меблі та прилади, офісне обладнання або транспортні засоби).
5. Створити запис журналу . Створіть запис журналу, в якому дебетується рахунок активів для відповідного класу активів та зараховується рахунок витрат, в якому спочатку зберігалася вартість базової одиниці.

Процедура створення запису основних засобів

Точні типи інформації, що реєструються для основного засобу, залежатимуть від бізнесу, а це означає, що, можливо, потрібно буде скоригувати наступну процедуру. Наступний зразок процедури призначений для реєстрації виробничого активу.

1. Створити запис . Створіть новий запис для активу та призначте йому наступний послідовний номер запису. Якщо запис здійснюється в комп'ютерній системі, програмне забезпечення присвоює номер запису. Якщо ні, бухгалтер основних засобів зробить це.
2. Напишіть опис . Опишіть актив одним реченням. Якщо цей актив подібний до інших активів компанії, використовуйте той самий формат опису. В іншому випадку подумайте про використання опису, наданого виробником.
3. Введіть номер тегу . Вкажіть номер на ярлику, наданому компанією (якщо такий є), який прикріплений до обладнання. Якщо не було використано жодного тегу, введіть “No Tag”.
4. Введіть серійний номер . Введіть серійний номер, наданий виробником, на обладнанні. Якщо ви не можете знайти серійний номер, зв’яжіться з виробником, щоб дізнатись, де він повинен знаходитися. Якщо серійний номер відсутній, введіть “No Serial Number”.
5. Зверніть увагу на розташування об’єкта . Зверніть увагу на місцезнаходження активу. Де це можливо, вкажіть місце розташування принаймні за будівлею, а краще за кімнатою. Якщо він розташований у виробничій зоні, вкажіть робочий центр, в якому він знаходиться.
6. Призначити відповідальність . Вкажіть ім’я або принаймні посаду особи, яка відповідає за актив.
7. Запишіть дату придбання . Вкажіть місяць та рік, коли актив був готовий до використання за призначенням, та чи був він фактично використаний на цю дату.
8. Введіть вартість . Введіть загальну початкову капіталізовану вартість активу. Це має збігатися з сумою, записаною в головній книзі чи журналі основних засобів для цього активу. Не використовуйте суму, зазначену у рахунку-фактурі постачальника, оскільки можуть бути додані інші витрати. Цей крок передбачає, що програмне забезпечення основних фондів не має інформації, пов’язаної безпосередньо з ним із головної книги чи журналу основних засобів.
9. Присвоєння класу активів . Віднести актив до класу активів, порівнявши його характеристики зі стандартними класами активів, що використовуються компанією. Якщо є сумніви, перегляньте відповідні активи, щоб визначити класи, до яких вони були віднесені. Це важливий крок, оскільки строки корисного використання та методи амортизації часто призначаються автоматично на основі класу активів.
10. Введіть термін корисного використання . Якщо система автоматично не призначає строк корисного використання на основі класу активів, вкажіть строк корисного використання.
11. Затвердити запис . Попросіть контролер переглянути та затвердити файл. Виправте будь-які проблеми, зазначені рецензентом.
12. Збережіть запис . Якщо інформація записана в повністю ручній системі, збережіть її за класом активів, а потім за номером запису у файлах записів основних засобів.

Процедура амортизації

Повинна бути детальна процедура амортизації, яка точно визначає, як класифікувати кожен основний засіб та як амортизувати його на основі класу активів, до якого воно віднесено. Основна процедура:

1. Присвоєння класу активів . Установіть відповідність між основними засобами та стандартними описами класів активів компанії. Якщо ви не впевнені у правильному використанні класу, вивчіть активи, вже призначені для різних класів, або проконсультуйтеся з контролером.
2. Призначити коефіцієнти амортизації . Призначити основному засобу строк корисного використання та метод амортизації, стандартизовані для класу активів, частиною якого він є. Це автоматично призначається в деяких комп'ютеризованих системах, де присвоєння класу активів автоматично призначає активу строк корисного використання та амортизації.
3. Визначте порятунок . Проконсультуйтеся із закупівельним персоналом або інженерно-технічним персоналом, щоб визначити, чи очікується, що актив матиме пошкоджену вартість наприкінці терміну його корисного використання. Якщо ця вартість пошкодження перевищує політику компанії щодо мінімальних значень пошкоджень, зазначте це при розрахунку амортизації.
4. Створити розрахунок амортизації . Створіть розрахунок амортизації на основі строку корисного використання та амортизації, передбачених для класу активів, використовуючи вартість активу за вирахуванням будь-якої вартості залишку. Це робиться автоматично для активів, що входять до програмного пакету основних засобів, але в іншому випадку їх слід генерувати вручну.
5. Роздрукувати звіт про амортизацію . Роздрукуйте звіт про амортизацію, відсортований за класом активів.
6. Створити запис журналу . Створіть щомісячний журнал амортизації, використовуючи стандартний шаблон амортизації. Стандартний запис полягає в тому, щоб записати дебет витрат на амортизацію (загалом або за відділами), а також записати кредит на рахунок накопиченої амортизації для кожного класу активів. Ця інформація походить із підсумків у звіті про амортизацію.
7. Введіть транзакцію . Запишіть запис журналу в бухгалтерському програмному забезпеченні.
8. Файли для резервного копіювання файлів . Приєднайте звіт про амортизацію до форми журналу та подайте його у підшивку записів журналу.

Процедура переведення між відділами

Якщо основні засоби регулярно переміщуються між департаментами, повинна бути процедура, яка забезпечує оновлення відповідних записів. Етапи процедури:

1. Заповніть форму, в якій зазначено, який актив передається з відділу. Це повинно містити унікальний номер тегу активу та загальний опис активу. Керівник цього відділу підписує форму, щоб підтвердити, що актив повинен бути перенесений в інше місце.
2. Керівник відділу, що отримує актив, також підписує форму для підтвердження отримання.
3. Передайте форму бухгалтеру основних засобів, який отримує доступ до запису про активи в системі бухгалтерського обліку та передає актив департаменту, що приймає. Бухгалтер також перекладає відповідні нарахування амортизації на приймальний відділ.
4. Надішліть копії форми обом керівникам підрозділів для їх запису.