Постійне доручення - це повторюваний дозвіл на придбання або оплату. Концепція може застосовуватися як до закупівельної, так і до кредиторської заборгованості, де різниці полягають у наступному:
- Купівля . Повторне замовлення на придбання, яке можна назвати головним замовленням на покупку, видається постачальнику, який санкціонує періодичні поставки покупцю. Ця угода, як правило, визначає ціни, що підлягають сплаті, та кількості, які потрібно доставити протягом певного періоду закупівлі. Від продавця може знадобитися почекати, поки покупець надішле конкретні дозволи, або просто здійснювати поставки на регулярній основі.
- Кредиторська заборгованість . Повторні платежі на ту саму суму здійснюються постачальникам. Цей підхід зазвичай використовується для договірних зобов'язань, таких як щомісячні виплати за страхування, оренду, позики та плату за паркування. Зазвичай це відбувається у формі вказівок банку покупця щодо регулярного здійснення платежів на банківський рахунок продавця. Інформація про постійне замовлення зазвичай зазначається у формі авторизації, яку вимагає банк покупця.
Постійні замовлення можуть підвищити ефективність бізнесу шляхом тиражування покупок та платежів, а не вимагати ініціювання окремих транзакцій кожного разу, коли потрібно робити покупку або платіж. Це значно зменшує пов'язану з цим кількість паперів. Небезпека їх використання полягає в тому, що вони можуть тривати занадто довго, так що покупки можуть продовжувати здійснюватися після того, як вони більше не потрібні, або платежі, здійснені після того, як більше не буде зобов’язання це робити. Отже, терміни припинення дії постійних наказів повинні постійно контролюватися.
Іншим занепокоєнням є те, що будь-який тип постійного розпорядження може створити значні зобов’язання для бізнесу, тому жорстко обмежуйте кількість працівників, уповноважених їх видавати.
