Запит довіреної особи містить матеріали про організацію-емітента, необхідну інвесторам для прийняття обґрунтованих рішень щодо голосів акціонерів. Цей випуск необхідний державним компаніям. Вимогою до кожної публічної компанії є проведення щонайменше одного зібрання акціонерів на рік. Може виникнути потреба в додаткових зборах, якщо компанія потребує схвалення акціонерами додаткових статей, таких як зміна статуту або збільшення кількості директорів. Обставини цих засідань регулюються законодавством держави, в якій зареєстрована компанія. Наприклад, законодавство штату може вимагати проведення нарад протягом певної кількості днів після закінчення фінансового року.
Запрошення довіреної особи
Перш ніж проводити збори акціонерів, компанія повинна подати клопотання про довіреність акціонерам. Цей запит містить інформацію про компанію, а також зазначає всі пункти, що вимагають голосу акціонера. Точний зміст документа прохання довіреної особи регулюється правилом 14a-3 Комісії з цінних паперів та бірж (SEC). Правило визначає низку типів інформації, які слід включити до запиту, зокрема:
- Інформація про те, де і коли відбудеться зустріч
- Дата, до якої акціонери повинні подати свої пропозиції для включення до заяви
- Спосіб відкликання довірених осіб, якщо це дозволено
- Будь-які права оцінки інакомислячих
- Будь-які інтереси, які можуть мати директори та посадові особи компанії щодо питань, за якими голосують
- Підведення підсумків цінних паперів з правом голосу та того, хто ними володіє
- Дата запису, яка використовується для визначення, які акціонери можуть проголосувати
- Будь-які відносини, які можуть бути у директорів з компанією
- Компенсація, виплачена офіцерам та директорам
- Суми, виплачені аудиторам компанії за аудиторські та інші послуги
- Опис будь-якої пільги, бонусу, пенсії або подібного плану, за який слід голосувати
- Опис будь-яких цінних паперів, дозволених до випуску
- Опис будь-якого майна, яким компанія планує розпорядитися або придбати
- Опис будь-яких пропонованих змін до статуту компанії
- Річний звіт або форма 10-К (якщо запит на щорічні збори)
Вся попередня інформація видається акціонерам разом із проксі-картою. Картка використовується акціонерами для голосування за або проти пропозицій компанії або для утримання від них.
Схвалення SEC довіреною особою
Якщо клопотання включає голосування з інших тем, окрім виборів директорів чи схвалення аудиторів, воно має бути спочатку схвалене SEC. Якщо SEC протягом 10 днів не відповість, що планує прокоментувати клопотання, компанія може видати його акціонерам. В іншому випадку, SEC має 30 днів, щоб дати коментарі.
Застосовувані дати проксі
Основним інгредієнтом прохання проксі є набір дат, які:
- Дата запису . Дата, коли компанія визначає, які акціонери мають право голосу на зборах акціонерів. Зазвичай це не більше ніж за 60 днів до дати зустрічі.
- Дата розсилки . Дата надсилання довірених матеріалів.
- Дата зустрічі . Дата зборів акціонерів. Це, як правило, обмежується законодавством штату, принаймні через 10 днів після дати розсилки. Інтервал, як правило, на кілька тижнів довший, щоб дати акціонерам час подати свої проксі-картки.
Підрахунок голосів
Заповнені проксі-картки зазвичай підраховуються агентом з переказу акцій компанії, хоча інші сторони або сама компанія може це зробити. Агент з переказу акцій є хорошим вибором, оскільки ця організація має процедури реєстрації та збору інформації на проксі-картках. Потім ця інформація узагальнюється та представляється на зборах акціонерів. Підсумок також включено до протоколу засідання.
