Система калькуляції робочих місць передбачає процес накопичення інформації про витрати, пов'язані з конкретним виробничим або сервісним завданням. Ця інформація може знадобитися для того, щоб надати інформацію про вартість замовнику за договором, де витрати відшкодовуються. Інформація також корисна для визначення точності системи оцінки компанії, яка повинна мати можливість вказати ціни, що дозволяють отримати розумний прибуток. Інформація також може використовуватися для розподілу витрат, що підлягають виробництву, на виготовлені товари.
Система обліку робочих місць повинна накопичувати такі три типи інформації:
Прямі матеріали . Система калькуляції робочих місць повинна мати можливість відслідковувати вартість матеріалів, які використовуються або бракуються під час роботи. Таким чином, якщо бізнес виготовляє машину на замовлення, вартість листового металу, який використовується при будівництві, повинна бути накопичена і зарахована на роботу. Система може скласти цю вартість за допомогою ручного відстеження матеріалів на калькуляційних листах, або інформація може бути стягнута за допомогою он-лайн терміналів на складі та виробничому майданчику. Як правило, матеріали комплектуються для роботи на складі і нараховуються на конкретну роботу на той момент. Якщо будь-які залишкові матеріали згодом повертаються на склад, їх вартість віднімається з роботи і повертається на зберігання.
Безпосередня праця . Система калькуляції робочих місць повинна відстежувати вартість робочої сили, яка використовується на роботі. Якщо робота пов’язана із послугами, пряма праця може складати майже всі витрати на роботу. Безпосередня праця зазвичай призначається на роботу з часовою карткою (за допомогою годинника з ударами), табелем обліку робочого часу (де відпрацьовані години реєструються вручну) або з мережевою програмою годинника на комп’ютері. Цю інформацію також можна записати на смарт-телефон або через Інтернет. У всіх випадках користувач повинен правильно визначити роботу, щоб інформація про витрати була застосована до правильної роботи.
Накладні витрати . Система калькуляції робочих місць призначає загальновиробничі витрати (наприклад, амортизацію виробничого обладнання та оренду будівлі) до одного або декількох пулів витрат. Наприкінці кожного звітного періоду загальна сума в кожному пулі витрат призначається різним відкритим робочим місцям на основі певної методології розподілу, яка послідовно застосовується.
На практиці система витрат на роботу, можливо, повинна бути адаптована до вимог замовника. Деякі клієнти дозволяють лише стягувати певні витрати на своїх робочих місцях. Це найчастіше зустрічається в ситуаціях з відшкодуванням витрат, коли замовник погодився відшкодувати компанії всі витрати, що належать до певної роботи. Отже, система визначення вартості робочих місць може містити велику кількість спеціалізованих правил, які не застосовуються в широкому відношенні до всіх робочих місць, щодо яких вона складає інформацію.
Після того, як завдання буде виконане, у системі оцінки вакансій потрібно встановити прапор, щоб закрити це завдання. В іншому випадку існує велика ймовірність того, що працівники продовжуватимуть нараховувати на це час, і що він продовжуватиме залучати виділені накладні витрати наприкінці кожного наступного місяця.
Поки робота знаходиться на стадії розробки, складена вартість відображається як запас. Після виставлення рахунку замовнику (або списання) вартість перекладається на рахунок витрат на проданий товар. Цей підхід гарантує, що доходи пов'язані з витратами в той самий проміжок часу. Аудитори компанії можуть спробувати перевірити, наскільки ефективно функціонує система обліку витрат на роботу, щоб перевірити, чи можуть вони покладатися на її здатність складати витрати на товарно-матеріальні цінності, а також нараховувати витрати на витрати протягом правильного звітного періоду.
Приклад визначення вартості роботи
Корпорація ABC розпочинає роботу 1001. У перший місяць роботи на цій роботі накопичується 10 000 доларів прямих матеріальних витрат, 4500 доларів прямих витрат на оплату праці, і виділяється 2000 доларів загальних витрат. Таким чином, на кінець місяця система склала загалом 16 500 доларів США для завдання 1001. Ця вартість тимчасово зберігається як запас. Потім ABC виконує роботу та виставляє рахунки клієнту. На той момент 16 500 доларів перераховуються із запасів і витрачаються на вартість проданих товарів.
