Негативне підтвердження - це документ, виданий аудитором клієнтам компанії-клієнта. У листі просять клієнтів відповісти аудитору лише в тому випадку, якщо вони виявлять невідповідність між своїми записами та інформацією про фінансові записи компанії-клієнта, що надаються аудитором. Наприклад, лист-підтвердження повідомляє клієнтові, що на кінець року записи компанії-клієнта показують кінцевий баланс дебіторської заборгованості цього клієнта в розмірі 500 000 доларів. Якщо замовник погоджується з цим номером, йому не потрібно звертатися до аудитора для підтвердження наданої інформації. Потім аудитор припустить, що замовник погоджується з інформацією, представленою йому у підтвердженні.
Негативне підтвердження призначене для використання у ситуаціях, коли внутрішній контроль компанії-клієнта вже вважається досить сильним, тому процес підтвердження використовується як вторинний метод аудиту для бухгалтерських звітів, що перевіряються.
Позитивним підтвердженням є підтвердження, в якому клієнт повинен надіслати назад документ, який підтверджує або оскаржує інформацію про рахунок, надіслану йому аудитором. Негативне підтвердження не вимагає стільки подальшої роботи аудиторів, скільки позитивне підтвердження, але також не вважається таким високоякісним джерелом аудиторських доказів, як позитивне підтвердження, оскільки деякі клієнти можуть не турбуватись надсиланням назад документ підтвердження, навіть якщо вони виявили розбіжності. З цієї причини більшість аудиторів воліють використовувати позитивні підтвердження порівняно з негативними підтвердженнями, незважаючи на додаткові витрати.
Негативне чи позитивне підтвердження не обмежується для використання з клієнтами компанії-клієнта. Вони також часто використовуються з постачальниками для підтвердження залишків на рахунках у невеликих доларах. Негативне підтвердження рідко використовується у позикодавця, оскільки аудитори хочуть бути дуже впевненими у кінцевих залишках боргу, про які повідомляють їхні клієнти. У цьому випадку майже завжди використовуються позитивні підтвердження.
