Безнадійна заборгованість може бути списана як методом прямого списання, так і методом резервування. Перший підхід має тенденцію до затримки визнання витрат на безнадійну заборгованість. Списати безнадійну заборгованість необхідно, коли відповідний рахунок-фактура клієнта вважається неможливим. В іншому випадку компанія матиме надзвичайно високий залишок дебіторської заборгованості, що завищує суму непогашених рахунків клієнтів, які в підсумку будуть конвертовані в готівку. Існує два способи обліку безнадійної заборгованості:
Метод прямого списання . Продавець може стягнути суму рахунку-фактури на рахунок витрат з безнадійною заборгованістю, коли є впевненість, що рахунок-фактура не буде виплачений. Запис у журналі є дебетом на рахунок витрат з безнадійною заборгованістю та кредитом на рахунок дебіторської заборгованості. Також може знадобитися скасувати будь-який відповідний податок з продажу, який був нарахований в оригіналі рахунку-фактури, який вимагає списання з рахунку, що підлягає сплаті податку з продажу.
Метод забезпечення . Продавець може стягнути суму рахунку-фактури до резерву сумнівних рахунків. Запис у журналі є дебетом резерву сумнівних рахунків та кредитом рахунку дебіторської заборгованості. Знову ж, може знадобитися списання рахунку з податку на продаж, якщо податки з продажу нараховувались у вихідному рахунку.
У будь-якому випадку, коли конкретний рахунок фактично списаний, це робиться шляхом створення в бухгалтерському програмному забезпеченні кредитного виписки, яке конкретно компенсує цільовий рахунок.
З двох методів, представлених для списання безнадійної заборгованості, кращим підходом є метод резервування. Причина заснована на термінах визнання витрат. Якщо ви чекаєте кілька місяців, щоб списати безнадійну заборгованість, як це звичайно для методу прямого списання, визнання витрат на безнадійну заборгованість відкладається минулим місяцем, у якому було зареєстровано початковий продаж. Таким чином, існує невідповідність між обліком доходів та пов'язаними з ними витратами на безнадійну заборгованість. Метод резервування усуває цю проблему з термінами, вимагаючи встановлення резерву при первісному обліку продажів, щоб відразу визнати деякі витрати з проблемною заборгованістю, навіть якщо немає певності щодо того, які саме рахунки-фактури згодом стануть безнадійними боргами.
