Вихідні документи - це фізична основа, на якій реєструються господарські операції. Вихідні документи, як правило, зберігаються для використання в якості доказів, коли пізніше аудитори переглядають фінансову звітність компанії та потребують підтвердження того, що операції насправді мали місце. Зазвичай вони містять таку інформацію:
Опис господарської операції
Дата угоди
Конкретна сума грошей
Дозвільний підпис
На багатьох вихідних документах також наноситься штамп, що вказує на схвалення, або на якому слід записати поточну дату або рахунки, які будуть використовуватися для реєстрації базової операції.
Вихідний документ не повинен бути паперовим документом. Він також може бути електронним, наприклад, електронний запис відпрацьованого часу працівника, який вводиться в систему обліку часу компанії через смартфон.
Прикладами вихідних документів та пов’язаних з ними господарських операцій, які фігурують у фінансових звітах, є:
Виписка з банку . Це містить низку коригувань балансу грошових коштів на рахунку компанії, на які компанія повинна посилатися, щоб привести свої записи у відповідність із даними банку.
Касова стрічка . Це може бути використано як доказ продажу готівки, що підтверджує запис операції продажу.
Квитанція на квитанцію . Це може бути використано як доказ виплати коштів з дрібних готівкових грошей.
Зображення для перевірки блокування . Ці зображення підтримують запис грошових надходжень від клієнтів.
Пакувальний листок . Це описує товари, відвантажені замовнику, і тому підтримує запис транзакції продажу.
Замовлення на продаж . Цей документ у поєднанні з коносаментом та / або пакувальним списком може бути використаний для виставлення рахунку клієнту, який, у свою чергу, генерує операцію продажу.
Рахунок постачальника . Це вихідний документ, який підтверджує видачу постачальнику готівки, чека або електронного платежу. Рахунок-фактура постачальника також підтримує запис витрат, статті запасу або основного засобу.
Картка часу . Це підтримує видачу заробітної плати або електронний платіж працівнику. Якщо години оплати праці працівників виставляються клієнтам, це також підтримує створення рахунків-фактур.
Наприклад, компанія займається консалтинговим бізнесом. він накопичує відпрацьовані години інформації з табелів робочого часу співробітників, яка потім включається до рахунків-фактур клієнтів, що в свою чергу призводить до створення транзакції продажу та дебіторської заборгованості. Таким чином, у цій ситуації табель обліку робочого часу є вихідним документом для операції продажу.
Існує ряд можливих засобів контролю, які можна використовувати для зменшення ризику неправильної реєстрації вихідних документів у системі бухгалтерського обліку. Одним із найпоширеніших засобів контролю є попередня нумерація документів, завдяки чому пропущені документи легше відстежувати. Іншим контролем є узгодження залишків на рахунках із супровідними вихідними документами, щоб побачити, чи деякі документи не були записані, чи деякі транзакції, записані на рахунках, не мають жодних підтверджуючих вихідних документів.
Різні нормативні акти передбачають збереження деяких вихідних документів протягом ряду років. Також може бути доцільним зберігати ці документи незалежно від нормативних актів, хоча б лише для надання доказів у разі судового позову або для забезпечення кращого обслуговування клієнтів. З цих причин компанія повинна прийняти політику знищення документів, яка суворо контролює подрібнення чи іншу форму усунення вихідних документів, поки не пройде певна кількість років.
