Дрібні готівкові кошти - це невелика сума готівки, яка зберігається в приміщенні компанії для оплати незначних потреб у готівці. Прикладами цих платежів є канцелярське приладдя, картки, квіти тощо. Дрібні готівкові кошти зберігаються у шухляді для дрібних готівкових грошей або в коробці поблизу місця, де це найбільш потрібно. У великому бізнесі може бути кілька місць з дрібними готівками, ймовірно, одне на будівлю або навіть одне на відділ. Для відстеження операцій з дрібними готівками використовується окрема система бухгалтерського обліку.
Система дрібних готівкових грошей
Для створення фонду дрібних готівкових коштів касир створює чек на суму фінансування, призначеного певному дрібному касовому фонду (зазвичай кілька сотень доларів). Крім того, касир міг би просто відрахувати готівку до фонду дрібних кас, якщо в приміщенні є достатньо купюр та монет. Початковий запис журналу дрібних готівкових грошей - це дебет на рахунок дрібних готівкових коштів і кредит на касовий рахунок.
Потім зберігач дрібних готівкових коштів виплачує дрібні готівкові кошти з фонду в обмін на надходження, пов'язані з будь-якими витратами. На даний момент записи в журналі немає; натомість залишок готівкових коштів у фонді дрібних грошових коштів продовжує зменшуватися, тоді як кількість надходжень продовжує зростати. Сума надходжень та залишків готівки повинна дорівнювати початковій сумі фінансування дрібних грошей у будь-який час. Однак помилки запису та крадіжки можуть призвести до відхилення від початкової суми фінансування.
Коли залишок готівкових коштів у фонді дрібних готівкових коштів знижується до досить мінімального рівня, зберігач дрібних готівкових грошей подає заявку на отримання додаткових грошових коштів у касира. Це приймає форму підсумовування всіх надходжень, накопичених зберігачем. Касир створює новий чек на суму надходжень і обмінює чек на квитанції. Запис журналу дрібних кас - це дебет на рахунок дрібних готівкових коштів і кредит на касовий рахунок.
Зберігач дрібних грошових коштів поповнює шухляду з дрібними готівками або коробку, яка тепер повинна містити початкову суму готівки, призначену для фонду. Касир створює запис у журналі для реєстрації надходжень дрібних готівкових грошей. Це кредит на рахунок дрібних готівкових коштів, і, можливо, дебетування на декількох різних рахунках витрат, таких як рахунок канцелярського приладдя (залежно від того, що було придбано з готівкою). Залишок на рахунку дрібних готівкових грошей тепер повинен бути однаковим із сумою, з якої він розпочався.
Насправді залишок коштів на рахунку дрібних готівкових коштів перевищує суму готівки, фактично розміщених у касі дрібних кас, оскільки готівка в цій коробці постійно виплачується. Однак різниця настільки незначна, що абсолютно не має значення для результатів у фінансовій звітності. Таким чином, різниця узгоджується лише тоді, коли дрібну касу потрібно поповнювати.
Приклад обліку дрібних готівкових грошей
Компанія створює фонд дрібних готівкових грошей і спочатку фінансує його з 300 доларів. Запис:
