Прострочений рахунок-фактура - це платіж, який не був сплачений до дати настання строку. Якщо компанія надає кредит своїм клієнтам, вона, ймовірно, зіткнеться з ситуаціями, коли вона повинна отримати прострочений рахунок. Для цього існує безліч кроків. Процес інкасації дійсно починається до виставлення рахунку клієнту. Розглянемо наступне:
- Переналаштуйте умови оплати. Вимагайте сплати всієї або частини суми, що підлягає сплаті, до здійснення доставки, стисніть умови оплати до меншої кількості днів та / або заявіть, що ви будете стягувати пізню комісію. Деяке поєднання цих предметів повинно пришвидшити збір готівки.
- Кредитний огляд . Чи слід було б надати клієнту кредит для початку? Будь-який запит на отримання торгового кредиту середнього та великого обсягу повинен вимагати заповнення заявки на отримання кредиту, перевірки фінансової звітності замовника та перегляду незалежного кредитного звіту.
- Помилки доставки . Чи має компанія історію випуску неправильної чи пошкодженої продукції? Якщо це так, зусилля щодо збору будуть значно складнішими. Виправлення цих внутрішніх проблем дозволить усунути багато питань з інкасацією.
- Помилки виставлення рахунків . Попросіть другу особу виправити складні чи великі рахунки-фактури. В іншому випадку клієнти можуть затримати платіж, навіть якщо помилка не стосується ціни, зазначеної у рахунку-фактурі.
Нижче наведено вибір найкращих варіантів збору після виставлення рахунків у порядку зростання ступеня тяжкості. Якщо ви хочете підтримувати сердечні стосунки з клієнтом, найкраще обмежитися елементами, наведеними раніше в списку. Якщо ви просто хочете, щоб вам заплатили, і ви не чекаєте або не хочете довготривалих стосунків, то більш агресивні методи, подані далі у списку, можуть бути саме тим, що вам потрібно. Вони є:
- Даннінг лист . Це лист-нагадування (або факс чи електронна пошта), в якому зазначається сума, яка підлягає оплаті, номер рахунку-фактури та дата рахунку-фактури. Це має бути спокійним нагадуванням.
- Телефонний дзвінок . Якщо дзеркальний лист не викликає жодної відповіді, то настав час для телефонного дзвінка з’ясувати, чому оплата не проводиться. Потім ви можете перейти до різноманітних тактик, залежно від того, що ви дізнаєтесь.
- Повідомте торговий персонал . Ваш відділ продажів може мати можливість взаємодіяти з клієнтом, щоб отримати оплату.
- Ескалація . Якщо ви не можете отримати когось із бухгалтерії клієнта для санкціонування платежу, можливо, вам пощастить, якщо ваш фінансовий директор або контролер зв’яжеться зі своїм колегою.
- Налаштуйте графік платежів . Якщо клієнт просто не може здійснити платіж у цей час, то встановіть графік виплат для ряду майбутніх платежів, бажано підкріплених особистою гарантією власника клієнта.
- Прийміть повернення товарів . Якщо у клієнта все ще є все, що ви йому продали, домовтеся про повернення.
- Видати лист адвоката . По суті, це "настіграма", видана вашим адвокатом, та на офіційному бланку адвоката, що попереджає про подальші наслідки, якщо оплата не буде здійснена одразу.
- Накладіть затримку кредиту . Не дозволяйте відділу доставки більше відправляти замовлення замовнику, а також переконайтеся, що клієнт знає про це утримання.
- Сью в суд дрібних тяжб . Подати позов проти замовника в суді з невеликими позовами досить недорого, якщо невиплачена сума не велика. Може бути достатньо просто заповнити форму скарги в суді з питань невеликих позовів та надіслати копію замовнику, а не подавати її до суду.
- Позов на клієнта . Це остання робота, яка буде тривалою і дорогою. Також мало значення, якщо ви виграєте в суді, якщо у клієнта немає грошей. Отже, попередньо відвідайте клієнтів, щоб перевірити, чи мають вони достатньо активів, перш ніж дозволити судовий розгляд.
- Подати клопотання про мимовільне банкрутство . Якщо замовник не платить певній кількості своїх постачальників, ви можете об'єднатися з кількома іншими особами, щоб подати петицію про введення клієнта у банкрутство. Це спричинить тривалі процедури банкрутства, але це може дозволити вам повернути невелику суму початкової дебіторської заборгованості.
Перші шість з цих пунктів - це відносно скромні зусилля, котрі будь-яка компанія, ймовірно, буде залучати до своїх довгострокових клієнтів. Після цього рівень вірулентності значно зростає, так що пізнішими товарами дійсно можна займатися лише в тому випадку, якщо ви готові припинити всі подальші продажі з клієнтом.
