Журнал нарахування заробітної плати - це детальний запис облікових операцій, пов’язаних із нарахуванням заробітної плати. Менші організації можуть реєструвати свої операції з оплатою праці безпосередньо в головній книзі, але більші компанії виявлять, що обсяг цих операцій засмічує головну книгу. Натомість вони реєструють операції, пов’язані із нарахуванням заробітної плати, у журналі оплати праці, а потім записують єдиний підсумковий запис у головній книзі, який відображає всі операції, записані в журналі оплати праці. В бухгалтерських програмних системах програмне забезпечення періодично проводить підсумки транзакцій із журналу нарахування заробітної плати до головної книги, як правило, на запит користувача.
Якщо вам потрібно дослідити конкретну операцію з нарахуванням заробітної плати, а ваша компанія використовує журнал нарахування заробітної плати, вам доведеться провести дослідження в журналі оплати праці, оскільки інформація на рівні деталей не буде доступна в головній книзі.
Співробітники фонду заробітної плати створюють записи журналів, які реєструються в журналі оплати праці, особливо з періодичних платіжних списків. В кінці кожного місяця також може бути будь-яка спеціальна запис, наприклад, нарахування на оплату відпусток або лікарняних.
Після того, як записи внесено до журналу нарахування заробітної плати, а працівники бухгалтерії розміщують узагальнену інформацію в головній книзі, ця інформація відображається у звіті про прибутки та збитки (щодо заробітної плати, податку на заробітну плату та витрати на виплати) та у балансі (за нарахованими заробітна плата, податки з заробітної плати та пільги).
У повністю комп’ютеризованій системі бухгалтерського обліку може не знадобитися роздруковувати деталі журналу оплати праці; натомість усі дослідження, що стосуються конкретних операцій з оплатою праці, проводяться в режимі он-лайн. Якщо вважається необхідним роздрукувати та зберегти журнал, переконайтеся, що він надійно зберігається, оскільки він містить конфіденційну інформацію про компенсацію.
У деяких програмних пакетах бухгалтерського обліку журнал обліку заробітної плати може бути невидимим, оскільки база даних структурована таким чином, що ви просто вводите операції, не маючи стосунку до конкретного журналу, в якому вони реєструються.
