Загальний контроль заробітної плати
Розгляньте можливість використання набору наступних засобів контролю для майже всіх систем нарахування заробітної плати, незалежно від того, як накопичується інформація про хронометраж чи як оплачуються працівники:
Аудит . Нехай внутрішні аудитори або зовнішні аудитори проводять періодичний аудит функції нарахування заробітної плати, щоб перевірити, чи правильно розраховуються виплати заробітної плати, чи працюють співробітники, які все ще працюють у компанії, чи належним чином накопичуються записи часу тощо.
Змінити повноваження . Дозволити зміну сімейного стану працівника, утримання надбавок або відрахувань лише у тому випадку, якщо працівник подав письмовий та підписаний запит про те, щоб компанія зробила це. В іншому випадку немає жодних доказів того, що працівник хотів внести зміни. Той самий контроль застосовується до будь-яких змін ставки заробітної плати, що вимагаються менеджером.
Журнал відстеження змін . Якщо ви обробляєте заробітну плату вдома за допомогою комп'ютеризованого модуля заробітної плати, активуйте журнал відстеження змін і переконайтеся, що доступ до нього доступний лише через захищений паролем інтерфейс. Цей журнал буде відстежувати всі зміни, внесені до системи нарахування заробітної плати, що дуже корисно для відстеження помилкових чи шахрайських записів.
Звіти про перевірку помилок . Деякі типи помилок у заробітній платі можна виявити, запускаючи звіти, які показують лише ті елементи, які не входять у звичайний розподіл результатів заробітної плати. Можливо, не всі вони вказують на певні помилки, але ймовірність основних помилок вища для звітованих елементів. Керівник фонду заробітної плати або третя сторона, яка не бере участь у діяльності з оплати праці, повинна запускати та переглядати ці звіти.
Лінії тренду витрат . Шукайте коливання витрат, пов’язаних із оплатою праці, у фінансовій звітності, а потім досліджуйте причини коливань.
Видати звіт про виплату керівникам . Надішліть список виплат працівникам кожному керівнику підрозділу з проханням переглянути його на предмет правильної суми виплат та незнайомих імен. Вони можуть ідентифікувати виплати працівникам, які більше не працюють у компанії.
Обмежте доступ до записів . Заблокуйте файли співробітників та записи про заробітну плату завжди, коли вони не використовуються, щоб запобігти несанкціонованому доступу. Використовуйте захист паролем, якщо ці записи зберігаються в режимі он-лайн. Цей запобіжний засіб полягає не лише в тому, щоб не дозволити комусь отримати доступ до записів іншого працівника, а й запобігти несанкціонованому внесенню змін у записи (наприклад, ставку заробітної плати).
Поділ обов'язків . Нехай одна людина готує фонд оплати праці, інша санкціонує її, а інша здійснює виплати, тим самим зменшуючи ризик шахрайства, якщо кілька людей не змовляться в цьому. У менших компаніях, де не вистачає персоналу для належного розподілу обов'язків, принаймні наполягайте на тому, щоб хтось переглянув та дозволив фонд оплати праці перед тим, як виплати працівникам надсилатимуться.
Контроль розрахунку заробітної плати
Наступний перелік можливих засобів контролю вирішує такі проблеми, як відсутність табелів обліку робочого часу, неправильний відпрацьований час та неправильні розрахунки оплати праці. Вони є:
Автоматизовані системи відліку часу . Залежно від обставин, подумайте про встановлення комп’ютеризованого годинника часу. Ці годинники мають ряд вбудованих засобів управління, наприклад, дозволяють працівникам лише входити або виходити за призначені їм зміни, не дозволяти понаднормові роботи без контрольної зміни та (для біометричних годинників) виключаючи ризик пробивання друзів. Крім того, ви повинні надсилати будь-які звіти про винятки, створені цими годинниками, керівникам для ознайомлення.
Перевірка розрахунку . Якщо ви розраховуєте фонд заробітної плати вручну, то попросіть другу особу перевірити всі розрахунки, включаючи відпрацьований час, використовувані ставки заробітної плати, податкові відрахування та утримання. Друга людина, швидше за все, проведе ретельний огляд, ніж особа, яка взяла участь у розрахунках.
Години відпрацьованої перевірки . Завжди хай керівник затверджує години роботи співробітників, щоб запобігти працівникам заряджати більше часу, ніж вони насправді працювали.
Матч регістра розрахунку заробітної плати для супровідних документів . Реєстр заробітної плати відображає валову заробітну плату, відрахування та чисту заробітну плату, а тому є хорошим підсумковим документом, від якого можна прослідкувати до підтверджуючих документів для цілей перевірки.
Зіставте картки часу зі списком співробітників . Існує значний ризик того, що працівник не звернеться в табель обліку робочого часу вчасно, а значить, не отримає зарплату. Щоб уникнути цієї проблеми, роздрукуйте список активних працівників на початку обробки заробітної плати та поставте галочки біля імен у списку, коли отримаєте їх табелі обліку робочого часу.
Перевірка відпрацьованого часу . Навіть якщо ви не вимагаєте від керівників затверджувати відпрацьований час працівників, принаймні нехай керівники схвалюють понаднормовий час роботи. З цими годинами пов’язана премія за заробітну плату, тому витрати на компанію вищі, як і спокуса працівників вимагати їх.
Схвалення змін в оплаті . Розгляньте необхідність вимагати не лише одного підпису затвердження для зміни заробітної плати працівника, а двох підписів - одного керівником працівника, а іншого - наступного вищого рівня керівника. Це зменшує ризик змови при зміні ставок оплати праці.
Перевірте контроль платежів
Коли ви платите працівникам чеками, потрібно кілька засобів контролю, щоб зменшити ризики шахрайства та різних помилок. Основними елементами управління є:
Оновіть повноваження підпису. Коли підписувачі чеків залишають компанію, вилучіть їх із уповноваженого списку підписувачів чеків та перешліть цю інформацію в банк. В іншому випадку вони все одно можуть підписати чеки компанії.
Ручні чеки працівникам . Там, де це можливо, вручну перевіряйте безпосередньо працівникам. Це запобігає такому виду шахрайства, коли службовець з оплати праці створює чек для привидного працівника та забирає чек у карман. Якщо це занадто неефективний контроль, подумайте про випадкове розподіл чеків вручну.
Заблокуйте нерозподілені зарплатні . Якщо ви видаєте зарплату безпосередньо працівникам, а хтось відсутній, заблокуйте їх чек у безпечному місці. В іншому випадку такий чек може бути вкрадений і обналичений.
Адреси збігів . Якщо компанія надсилає чеки своїм працівникам, зв’яжіть адреси в чеках із адресами працівників. Якщо на одну і ту ж адресу надходить більше одного чека, можливо, це пов’язано з тим, що службовець з оплати праці направляє незаконні виплати фальшивим працівникам на його адресу.
Розрахунковий рахунок заробітної плати . Ви повинні платити працівникам з окремого чекового рахунку та фінансувати цей рахунок лише в сумі виплачених чеків. Це заважає комусь обманним шляхом збільшити суму на існуючій зарплаті або створити абсолютно нову, оскільки коштів на рахунку буде недостатньо для оплати зміненого чека.
Ви можете виявити, що декілька елементів керування підтримують один одного, так що внаслідок декількох елементів керування виникають ефекти, що перекриваються. У цих випадках ви можете безпечно усунути кілька елементів керування, знаючи, що інші засоби управління все одно зменшать ризик втрати.
