Контроль за кредиторською заборгованістю використовується для зменшення ризику втрат у функції кредиторської заборгованості. Контроль за кредиторською заборгованістю об'єднаний у три загальні категорії, які перевіряють зобов'язання бізнесу сплатити, введення даних про кредиторську заборгованість в комп'ютерну систему та оплату постачальників. Елементи керування такі:
Обов'язок контролю за оплатою
Перевірка зобов'язання по сплаті може бути здійснена за допомогою одного з декількох можливих засобів контролю. Вони є:
Затвердження рахунку-фактури . Особа, яка може дозволити оплату, підтверджує своє затвердження рахунку-фактури постачальника. Однак це насправді є відносно слабким контролем, якщо схвалювач бачить лише рахунок-фактуру постачальника, оскільки неможливо визначити, чи були отримані товари чи послуги, чи ціни, що стягуються, відповідали тим, на які компанія спочатку погодилася. Орган, що схвалює, також може знати, з якого рахунку головної книги буде стягнено плату. Отже, краще, щоб співробітники кредиторської заборгованості спочатку зібрали рахунок-фактуру постачальника, дозволивши замовлення на придбання та отримали документацію в пакет, а потім відтиснули рахунок-фактуру блоком підпису, що включає номер рахунку, що стягується, а потім попросили затверджувача переглянути його. Такий підхід дає рецензентам дуже повний набір інформації для роботи.
Затвердження замовлення на придбання . Відділ закупівель видає замовлення на кожну зроблену покупку. Роблячи це, закупівельний персонал, по суті, затверджує всі витрати до їх здійснення, що може запобігти тому, що деякі витрати коли-небудь відбудуться. Оскільки цей контроль передбачає значний обсяг роботи закупівельного персоналу, вони, швидше за все, попросять працівників вимагати предмети за формальною формою заявки на придбання.
Пройдіть тристоронній матч . Персонал кредиторської заборгованості узгоджує рахунок-фактуру постачальника із відповідним замовленням на придбання та підтвердженням отримання, перш ніж дозволити оплату. Цей підхід замінює необхідність затвердження індивідуального рахунку-фактури, оскільки затвердження базується на замовленні на придбання. Це також краще, ніж затверджувати лише на основі замовлення на придбання, оскільки воно також підтверджує отримання товару. Однак це також болісно повільно і може зіпсуватися, якщо відсутні документи.
Пошук дублікатів оплати вручну. Комп’ютеризована система кредиторської заборгованості здійснює автоматичний пошук дублікатів номерів рахунків-фактур. Це набагато складніша справа в повністю ручній системі бухгалтерського обліку. У цьому випадку службовець з кредиторської заборгованості може здійснити пошук у файлі постачальника та файлі несплачених рахунків-фактур, щоб перевірити, чи вже оплачений рахунок-фактура, щойно отриманий від постачальника. У багатьох ситуаціях обсяг вхідних рахунків постачальників ускладнює це настільки важко, що платниковий персонал відмовляється від будь-якої спроби ідентифікувати дублікати рахунків-фактур і просто погоджується, що час від часу він буде платити за такі товари.
Контроль введення даних
Є кілька способів забезпечити, щоб усі рахунки постачальників були введені в систему кредиторської заборгованості, хоча ці засоби контролю мають різний ступінь успіху. Елементи управління:
Запишіть після затвердження . Цей контроль змушує кредиторську службу перевіряти схвалення кожного рахунку-фактури перед введенням її в систему.
Запишіть до затвердження . Цей контроль надає перевагу постачальникам, які платять, ніж отримання дозволів на оплату, оскільки кожен отриманий рахунок-фактура реєструється в системі кредиторської заборгованості одночасно. Цей контроль працює найкраще там, де замовлення на придбання вже використовувались для авторизації покупки.
Прийняти інструкцію з нумерації рахунків-фактур . Мабуть, найбільшою проблемою в області введення даних про кредиторську заборгованість є дублікати платежів. Здавалося б, це не проблема, оскільки більшість компаній використовують бухгалтерське програмне забезпечення, яке автоматично виявляє дублікати рахунків-фактур та запобігає повторним платежам. Однак може бути непослідовність у тому, як реєструються номери рахунків-фактур. Наприклад, ви записуєте номер рахунка-фактури 0000078234 із нулями, що передують, або без них? Якщо один і той же рахунок-фактура двічі подається співробітникам кредиторської заборгованості, і його одночасно записують як 0000078234, а наступного разу - 78234, система не буде позначати їх як копії рахунків-фактур. Така сама проблема виникає з тире в номері рахунка-фактури; номер рахунку-фактури 1234-999 може бути записаний як 1234-999 або як 1234999.
Відповідність бюджету у фінансовій звітності . Якщо рахунок-фактура постачальника був неправильно виставлений в неправильний підрозділ, можливо, керівник підрозділу, переглядаючи фінансову звітність, виявить невідповідність між нарахованою сумою та бюджетом, і, таким чином, зверне увагу на питання бухгалтерії.
Контроль платежів
Основна частина контролю, зазначеного нижче, стосується оплати чеком, оскільки це все ще є переважною формою оплати. Елементи управління:
Спліт чек друк і підпис . Одна людина повинна підготувати чеки, а інша людина повинна їх підписати. Таким чином відбувається перехресна перевірка видачі готівки.
Зберігайте всі чеки в заблокованому місці . Невикористаний чековий запас завжди слід зберігати в заблокованому місці. В іншому випадку чеки можуть бути викрадені, шахрайським чином заповнені та обналичені. Це означає, що будь-які таблички з підписами або марки також повинні зберігатися в заблокованому місці.
Відстежуйте послідовність використовуваних контрольних номерів . Ведіть журнал, у якому перелічено діапазон номерів перевірок, що використовуються під час перевірки. Це корисно для визначення, чи відсутні будь-які перевірки в сховищі. Цей журнал не слід зберігати разом із збереженими чеками, оскільки хтось може викрасти журнал одночасно з крадіжкою чеків.
Вимагати підписання чеку вручну . Компанія може вимагати, щоб усі чеки були підписані. Це насправді відносно слабкий контроль, оскільки мало хто підписує чеки вникає в те, чому видаються чеки, і рідко ставить під сумнів сплачені суми. Якщо компанія замість цього використовує підпис або марку, набагато важливіше мати надійну систему замовлення на придбання; закупівельний персонал стає фактичним затверджувачем рахунків-фактур, видаючи замовлення на придбання на початку процесу кредиторської заборгованості.
Потрібен додатковий підписувач . Якщо сума чека перевищує певну суму, вимагайте другого підписувача чека. Цей контроль нібито дає багатьом людям вищого рівня можливість припинити здійснення платежу. Насправді, швидше за все, буде введено ще один крок у процес оплати, не реально посилюючи контрольне середовище.
