Віртуальне закриття передбачає використання повністю інтегрованих систем бухгалтерського обліку для складання фінансової звітності у будь-який час на вимогу. Цей підхід вимагає не лише систем планування ресурсів підприємства (ERP), а й великих зусиль для забезпечення правильності базової інформації. Необхідні інвестиції настільки великі, що ви рідко бачите віртуального близького в менших компаніях. Віртуальне закриття вимагає особливої уваги до таких областей:
- Централізований облік . Практично неможливо досягти віртуального закриття без великої централізації бухгалтерії в поєднанні з програмним забезпеченням ERP. І навпаки, це означає, що ви не можете мати бухгалтерські операції, розподілені по всьому бізнесу, які працюють на різному бухгалтерському програмному забезпеченні.
- Стандартизований облік . Господарські операції скрізь повинні визначатись і поводитися однаково. В іншому випадку працівники бухгалтерії повинні витратити час на розслідування порушень операцій, поданих різними дочірніми компаніями.
- Відстеження помилок . Будь-які виявлені помилки потрібно відстежувати та усувати їх основні причини. В іншому випадку надто багато проблем із віртуальною тісною фінансовою звітністю, щоб покластися на них.
Результати віртуального закриття можуть бути не зовсім точними, оскільки деякі нарахування витрат, розподіл витрат та резерви важко автоматизувати.
Віртуальне закриття відрізняється від м’якого закриття тим, що для м’якого закриття потрібна обмежена кількість кроків закриття; і через ці кроки закриття плавне закриття зазвичай використовується лише в кінці місяця. Оскільки віртуальне закриття, по суті, автоматизоване, немає завершальних етапів, що дозволяє складати фінансову звітність за будь-який період часу взагалі; таким чином, можливі щоденні фінансові звіти.
Витрати та довгострокові зусилля, необхідні для створення віртуального закриття, не є хорошою інвестицією в галузі з повільним зростанням, де мало нової конкуренції, а виробничі цикли тривалі. Однак ці витрати можуть бути корисними в зворотній ситуації, коли ділове середовище змінюється з великою швидкістю, і керівництво може використовувати щоденні фінансові звіти для постійних коригувань курсу загального напрямку бізнесу. Однак, навіть в останньому випадку, віртуальне закриття варто лише зусиль, якщо керівництво насправді збирається використовувати інформацію для своєчасного прийняття рішень; якщо це не так, то більш традиційний процес закриття може бути кращим і менш дорогим рішенням.
